(Uwaga: Ten post został pierwotnie opublikowany we wrześniu 2018 r. i został zaktualizowany w celu odzwierciedlenia aktualnych najlepszych praktyk sourcingowych firmy Microsoft.)

Program EA firmy Microsoft jest przeznaczony dla firm, które podejmują duże zobowiązania dotyczące produktów firmy Microsoft. Istnieją trzy rodzaje produktów, które można nabyć w ramach Umowy Enterprise: Produkty Enterprise, Produkty Dodatkowe i Usługi Online.

„Produkt Enterprise” jest tym, co czyni Umowę Enterprise, cóż, „enterprise”. Istnieje kilka produktów, które są klasyfikowane jako produkty klasy korporacyjnej – Office Professional, system operacyjny Windows, licencja Core lub Enterprise Client Access License oraz niektóre subskrypcje Office 365. Klient musi zdecydować się na zakup produktu „korporacyjnego” dla wszystkich swoich zakwalifikowanych użytkowników lub zakwalifikowanych urządzeń. Nie można na przykład powiedzieć, że mamy 10 000 urządzeń, ale podpiszmy umowę EA na 5 000 urządzeń. Produkt dodatkowy” obejmuje większość innych produktów – Visio, Project, Windows Server, Exchange Server itp. – i produkty te można nabyć na zasadzie à la carte.

Pod koniec Umowy Enterprise otrzymają Państwo prawa do wieczystego użytkowania Enterprise i Produktów Dodatkowych. Jednakże, Online Services to produkty, do których otrzymają Państwo tymczasowe prawa użytkowania tylko w okresie obowiązywania umowy. Użytkownik nigdy nie otrzyma wieczystych licencji na produkt Online Services. Microsoft, oczywiście, przechodzi na model subskrypcji dla wielu swoich produktów, zwłaszcza produktów Microsoft 365.

Jedną z korzyści programu EA jest to, że jesteś zobowiązany do liczenia bezterminowych wdrożonych licencji tylko raz w roku. Mówiąc inaczej, po dodaniu wieczystej licencji do umowy, masz prawo do wdrożenia tyle instancji, ile chcesz w ciągu roku. Wymagane jest jednak policzenie liczby wdrożonych licencji przyrostowych i przesłanie płatności do firmy Microsoft na koniec roku. Produkty Online Services są zazwyczaj licencjonowane na zasadzie miesięcznej, jednak firma Microsoft zezwala na złożenie rezerwacji (w istocie złożenie zamówienia) w miesiącu, w którym rozpoczyna się korzystanie z przyrostowych usług online, i odroczenie płatności do końca roku.

Jak zatem policzyć liczbę wdrożonych instancji produktów firmy Microsoft? Niektórzy klienci wykorzystują zaawansowane systemy zarządzania aktywami, które pozwalają im skanować swoje środowisko i tworzyć raporty wdrożeń na bieżąco. Inni prowadzą staranne rejestry przyrostowych wdrożeń w ciągu roku. Im większa organizacja, tym bardziej złożony proces. Ostatecznie jednak, na koniec roku, wymagane jest złożenie raportu true-up do firmy Microsoft i zapłacenie za wszelkie przyrostowe wykorzystanie.

Dodawanie nowych produktów do Microsoft EA

Klienci realizujący Microsoft EA powinni być świadomi, że umowa ma ściśle określone procesy dodawania nowych produktów do umowy. Można „dodawać produkty” dla produktów, które nie były wcześniej zamawiane, lub można dodawać przyrostowe wykorzystanie dla wcześniej zamówionych produktów w ramach corocznego procesu „true-up”:

f. Dodawanie Produktów.

(i) Dodawanie nowych Produktów, które nie zostały wcześniej zamówione. Nowe Produkty Enterprise lub Usługi Online Enterprise można dodać w dowolnym momencie, kontaktując się z Doradcą ds. Nowe Produkty Dodatkowe, inne niż Usługi Online, mogą być używane, jeśli zamówienie zostanie złożone w miesiącu, w którym Produkt będzie używany po raz pierwszy. W przypadku Produktów Dodatkowych, które są Usługami Online, przed użyciem wymagane jest złożenie pierwszego zamówienia na Usługę Online.

(ii) Dodawanie licencji na wcześniej zamówione Produkty. Dodatkowe Licencje na uprzednio zamówione Produkty inne niż Usługi Online mogą zostać dodane w dowolnym czasie, ale muszą zostać uwzględnione w kolejnym zamówieniu true-up. Dodatkowe Licencje na Online Services muszą być zamówione przed użyciem, chyba że Online Services są (1) określone jako kwalifikujące się do true-up w Warunkach Produktu lub (2) zawarte jako część innych Licencji.

g. Wymagania dotyczące uaktualnienia. Zarejestrowany Podmiot Stowarzyszony musi złożyć roczne zamówienie true-up, które uwzględnia wszelkie zmiany od początkowego zamówienia lub ostatniego zamówienia. Jeśli nie ma żadnych zmian, to zamiast zamówienia uaktualniającego należy złożyć oświadczenie aktualizacyjne.

(i) Produkty Enterprise. Dla Produktów Enterprise, Zarejestrowany Podmiot Stowarzyszony musi określić liczbę Zakwalifikowanych Urządzeń i Zakwalifikowanych Użytkowników (w przypadku zamawiania Licencji opartych na użytkowniku) w momencie składania zamówienia uzupełniającego i musi zamówić dodatkowe Licencje dla wszystkich Zakwalifikowanych Urządzeń i Zakwalifikowanych Użytkowników, które nie są jeszcze objęte istniejącymi Licencjami, włączając w to wszelkie Usługi Online Enterprise.

(ii) Produkty Dodatkowe. Dla Produktów Dodatkowych, które zostały wcześniej zamówione w ramach niniejszego Programu, Zarejestrowany Podmiot Stowarzyszony musi określić maksymalną liczbę Produktów Dodatkowych wykorzystanych od ostatniego z początkowych zamówień, ostatniego zamówienia uaktualniającego lub poprzedniej daty rocznicowej i złożyć zamówienie uaktualniające, które uwzględnia wszelkie wzrosty

(iii) Usługi Online. W przypadku Usług Online określonych w Warunkach Produktu jako kwalifikujące się do uaktualnienia, Zarejestrowany Podmiot Stowarzyszony może zarezerwować dodatkowe Licencje przed ich użyciem, a płatność może zostać odroczona do następnego zamówienia uaktualnienia. Microsoft dostarczy raport o zarezerwowanych licencjach przekraczających istniejące zamówienia Zarejestrowanemu Podmiotowi Stowarzyszonemu i jego Doradcy ds. Reserved Licenses will be invoiced retroactively to the month in which they were reserved.

This is an area of licensing that NPI often has to help clients think through.

Timing Considerations for Your Next Microsoft EA True-up

When is the true-up due to Microsoft? W najnowszym dokumencie Enterprise Enrollment podano następujące informacje:

(iv) Okres zamówienia uaktualnienia. Zamówienie na uaktualnienie lub oświadczenie o aktualizacji musi wpłynąć do firmy Microsoft między 60 a 30 dniem przed każdą datą rocznicy zapisów. Zamówienie na aktualizację w trzecim roku lub oświadczenie aktualizacyjne należy złożyć w ciągu 30 dni przed Datą Wygaśnięcia, a wszelkie rezerwacje licencji w ciągu tego 30-dniowego okresu nie będą akceptowane. Enrolled Affiliate może składać zamówienia uaktualnienia częściej, aby uwzględnić wzrost wykorzystania Produktu, ale roczne zamówienie uaktualnienia lub oświadczenie o uaktualnieniu musi być złożone w rocznym okresie zamówienia.

To wydaje się jasne, wskazując, że przez pierwsze dwa lata umowy uaktualnienie jest wymagalne co najmniej 30 dni przed rocznicą umowy. Trzeci rok true-up? W ciągu 30 dni przed datą wygaśnięcia. Zwróć uwagę na użycie słowa „w ciągu” 30 dni przed datą wygaśnięcia, a nie „do”. Microsoft często (błędnie) stosuje tę drugą interpretację i informuje klientów, że to stwierdzenie oznacza, iż raport należy złożyć na 30 dni przed wygaśnięciem umowy. Chociaż uzasadnione jest, aby firma Microsoft rozumiała wzrost w ostatnim roku w celu przygotowania Arkusza cenowego dla klienta w związku z odnowieniem umowy, obowiązkiem klienta jest po prostu złożenie go przed wygaśnięciem umowy.

Rezerwacje online są metodą używaną do dodawania nowych użytkowników do produktów online, przy czym zamówienia muszą być składane co miesiąc (w celu aktywowania nowych użytkowników w portalu firmy Microsoft). W przypadku tej metody płatność jest odraczana do następnej daty rocznicy umowy. Należy pamiętać, że firma Microsoft nie zezwala na dodawanie rezerwacji licencji w ostatnim miesiącu trwania umowy. Podczas gdy większość klientów będzie wiedzieć, ilu użytkowników będą potrzebować w tym ostatnim miesiącu (i poprosić o nową rezerwację w drugim do ostatniego miesiąca zapisów), czasami bardzo dużych klientów może oczekiwać rozszerzonych negocjacji, które mogą wykraczać poza datę wygaśnięcia umowy.

Jeśli uważasz, że to może się zdarzyć w Twojej organizacji (to nie jest strasznie rzadkie), to będzie ważne, aby złożyć rezerwację w drugim do ostatniego miesiąca, aby pokryć swoje run rate dla ostatniego miesiąca, a może pierwszy miesiąc umowy odnowienia. Przyznaję, że będziesz tylko płacić do końca bieżącego okresu rejestracji, ale będziesz miał korzyści z bycia w stanie dodać tych przyrostowych użytkowników w ostatnim miesiącu zapisywania się do pływów na ostatni miesiąc, a – być może – 1. miesiąc okresu odnowienia, podczas gdy nadal negocjuje swoją umowę renewal.

Pamiętaj: Aktualizacje Microsoft EA nie powinny być przeprowadzane na autopilocie. Jak każdy zakup lub odnowienie Microsoft, istnieje możliwość optymalizacji.

POWIĄZANE TREŚCI

• Blog: Microsoft’s Cloud Economics Assessment – An Audit in Disguise?
• Blog: Deep-dive Into Microsoft E5 Pricing – Is This Bundle Optimal For Your Needs?
• Bulletyn: The Anatomy of a Microsoft Software License Audit
• Bulletin: 5 Tips for Negotiating a Microsoft Enterprise Agreement
• Usługa Npi: Doradztwo w zakresie optymalizacji licencji i kosztów Microsoft

.