Najtrudniejszymi aspektami wdrożenia były niektóre z przeszkód politycznych, które MedHub musiał pokonać:

• Przywództwo wykonawcze Uniwersytetu Michigan nigdy nie usankcjonowało zewnętrznego ASP do obsługi wrażliwych danych
• MedHub musiałby opracować interfejsy do istotnych wewnętrznych systemów dziedzictwa
• 88 programów rezydenckich działających z procesami ad/hoc jako 88 niezależnych „lenn” nie było pewnych, czy chcą nowego nadzoru
• .
• Zakładano, że rezydenci będą mieli opory przed zalogowaniem się w celu udokumentowania działań, a przede wszystkim godzin pracy
• Finanse wymagały ponad 11 różnych raportów zarządczych IRIS, które można było skontrolować pod kątem aktywności w wymiarze ½ dnia w harmonogramach rotacji

Niezbędne było, aby rozwiązanie było kompleksowe i niezwykle solidne, a jednocześnie łatwe do zrozumienia i zarządzania dla wszystkich grup interesariuszy. Ważne było również, aby promować lepszą komunikację między wszystkimi grupami interesariuszy. Komunikacja była obszarem, który ulegał ciągłej erozji w miarę wzrostu obciążenia pracą i skracania się temperamentu. Było to krytyczne dla każdej grupy, aby zrozumieć misję innych i rozwijać symbiotyczne synergiczne podejście.

Rozwiązanie

W partnerstwie z wewnętrznym kierownikiem projektu UM, MedHub opracował plan projektu wdrożenia i harmonogram szkoleń, które podkreślały obsługę klienta i satysfakcję. MedHub kontynuował ulepszanie systemu, wychodząc z założenia, że nikt nie będzie chciał korzystać z systemu zarządzania rezydenturą, a następnie zaczął budować jak największą wartość dla każdego z interesariuszy, aby zmniejszyć zbędny wysiłek, uczynić dane bardziej widocznymi i sprawić, że MedHub stanie się istotną częścią ich codziennej rutyny.

GME chciało bezkarnego podejścia przyciągnąć rezydentów i wykładowców do systemu, sprawiając, że będą chcieli się zalogować, a nie zmuszając ich do tego. Ważne było, aby system zwracał każdemu użytkownikowi co najmniej tyle istotnych informacji, o których wprowadzenie był proszony. MedHub ulepszył interfejs, aby uczynić MedHub tak intuicyjnym, jak to tylko możliwe, rozumiejąc, że ci rezydenci i wykładowcy są zbyt zajęci, aby przeczytać podręcznik lub uczestniczyć w formalnym szkoleniu.

Wynikiem jest elegancki interfejs z logicznym przepływem pracy, który łączy istotne informacje z jednego źródła prawdy. Alerty &przypomnienia, sprawdzanie błędów i narzędzia komunikacyjne zapewniają, że zadania są wykonywane, dane są widoczne, a każdy interesariusz ma istotne informacje, których potrzebuje do zarządzania swoimi zadaniami.

Wynik

MedHub ustanowił standard, według którego wszystkie inne ASP są mierzone na Uniwersytecie Michigan. W 2005 r. Uniwersytet Michigan odnowił umowę z MedHub i wprowadził specyficzne dla instytucji ulepszenia systemu, które obejmują:

• Wszechstronne narzędzia do finansowania i budżetowania
• Inicjowane przez GME formularze oceny instytucjonalnej
• Interfejs jednokrotnego logowaniaLDAP
• Bezpośrednie interfejsy ze starszymi systemami
• Liczba funkcjonalnych ulepszeń GME

Po stronie usług, MedHub dobrze służył swoim użytkownikom końcowym. Jesteśmy zawsze dostępni, aby odpowiedzieć na zapytania telefoniczne i e-mailowe. Nasz system zgłoszeń problemów stał się skutecznym środkiem do rozwiązywania problemów szkoleniowych, ogólnych pytań i wniosków o ulepszenia. Czas odpowiedzi i zamknięcia zgłoszeń problemów wynosi mniej niż 6 minut w godzinach pracy. Bezpośredni dostęp IT do naszego systemu zgłoszeń problemów pozwala Działowi Informatyki Centrum Medycznego Uniwersytetu Michigan na ciągłe monitorowanie i mierzenie efektywności MedHub Support w zakresie reagowania na potrzeby klientów.

Model ASP skutecznie pozwolił wewnętrznemu Działowi Informatyki UM na skupienie się na innych systemach i problemach. Obniżenie kosztów operacyjnych i wsparcia wewnętrznego. W ciągu pięciu lat ciągłego użytkowania środowisko produkcyjne MedHub przekroczyło dostępność na poziomie 99,99%.

MedHub zapewnił Uniwersytetowi Michigan zwrot z inwestycji w wielu obszarach:

• MedHub wspiera swój własny system. Dlatego nie ma prawie żadnych wewnętrznych zasobów informatycznych przeznaczonych na utrzymanie i wsparcie tego systemu
• Zmniejszony zbędny wysiłek administracyjny
• Poprawiony nadzór i kontrole wewnętrzne
• Większa „własność” rezydentów/członków ich własnego szkolenia
• Zmniejszona możliwość sankcji programu szkoleniowego poprzez lepszą dokumentacji
• Skuteczniejsza reakcja na audyt
• Poprawione możliwości rozliczania i zwrotu kosztów
• Zmniejszenie liczby etatów niezbędnych do wykonywania zadań administracyjnych
• Usprawnione gromadzenie i dystrybucja danych

„MedHub udostępnia wiele danych, które kiedyś były śledzone przez wiele różnych systemów lub na papierze, pod jednym parasolem. Usprawnia przepływ pracy, dzięki czemu interesariusze, którzy mają niewiele wspólnego, rozumieją znaczenie roli innych i ogólny obraz sytuacji.”

– Dr. Paul Gauger, M.D., Assistant Director of Medical Education and Associate Professor of Endocrine Surgery, University of Michigan Health System.

.