Ponieważ menedżerowie produktu wypełniają białą plamę między działami i mają do wykonania tak wiele zadań, nieustannie przełączamy się między różnymi kontekstami.

Na przykład w jednej chwili będziemy pisać agendę spotkania, a w następnej zostaniemy wrzuceni do pokoju wojennego, w którym trzeba pilnie rozwiązać problem błędów.

Przełączanie kontekstów zwykle powoduje duże straty. Poniżej przedstawię kilka badań, które wykazują wysoki negatywny wpływ przełączania kontekstów.

Jednakże w tym samym czasie menedżerowie produktu zazwyczaj nie mają luksusu pracy w nieprzerwanym czasie, szczególnie dlatego, że mamy tak wiele obowiązków i wypełniamy białą przestrzeń.

Dlatego też przeanalizujemy przełączanie kontekstów w dwóch artykułach.

W pierwszym artykule przejdę przez koszty przełączania kontekstów i podzielę się konwencjonalnymi radami na temat tego, jak zapobiegać przełączaniu kontekstów.

W naszym drugim artykule przedstawię najlepsze praktyki, jak przełączać kontekst bardziej efektywnie, w wysoce prawdopodobnym scenariuszu, w którym nie jesteś w stanie zapobiec temu zdarzeniu.

Porozmawiajmy więc o tym, dlaczego przełączanie kontekstu jest niezwykle kosztowne i co możesz zrobić, aby temu zapobiec.

Badania wykazały, że przełączanie kontekstów nakłada poważne koszty na produktywność i efektywność ludzi.

Na przykład Amerykańskie Stowarzyszenie Psychologiczne zebrało wiele badań na temat przełączania kontekstu. Jedno z badań wykazało, że uczestnicy tracą czas na wszystkie zadania podczas przełączania się między wieloma zadaniami, a najwięcej czasu tracą podczas przełączania się między zadaniami złożonymi.

Na blogu Trello stwierdzono, że koszt utraconej produktywności z powodu wielozadaniowości wynosi 450 miliardów dolarów. Te straty ekonomiczne wynikają z faktu, że wznowienie zadania po jego przerwaniu zajmuje średnio 25 minut, a wielozadaniowość tymczasowo obniża wydajność umysłową.

Na blogu Sprk’d znajduje się poręczny wykres, który pokazuje, że z każdym kolejnym projektem realizowanym jednocześnie ludzie tracą coraz większą część produktywnego czasu.

Ten uroczy komiks autorstwa Jasona Heerisa pokazuje, co się dzieje, gdy przerwiesz pracę programisty – co można łatwo zastosować do tego, co się dzieje, gdy przerwiesz pracę menedżera produktu.

Bazując na badaniach, anegdotach i doświadczeniach, jest całkiem jasne, że przełączanie kontekstu jest wysoce szkodliwe dla produktywności.

Pomówmy więc o ideale – jak można zapobiec przełączaniu kontekstu w pierwszej kolejności.

Jak zapobiegać przełączaniu kontekstu

Większość porad stwierdza, że powinniśmy aktywnie projektować nasze dni tak, abyśmy mieli nieprzerwany czas na skupienie się.

Najbardziej produktywni ludzie to nie ci, którzy mają siłę woli, aby zmusić się do skupienia, ale raczej ci, którzy nie są poddawani przełączaniu kontekstu przez swoje środowisko.

Na powierzchni, ta rada może wydawać się nie do zastosowania. W końcu otaczają nas rozproszenia: musimy zwracać uwagę na e-maile, na nasze czaty w pracy, na nasze telefony i na kolegów, którzy mogą do nas przyjść.

Ale badanie za badaniem pokazuje, że produktywność i osiągnięcia pochodzą z unikania rozproszeń i pokus.

W popularnym wpisie na blogu Benjamina Hardy’ego autor stwierdza, co następuje: „najlepszym wykorzystaniem Twoich wyborów jest świadome projektowanie środowisk, które ułatwiają realizację Twoich zobowiązań.”

Na blogu Trello poświęconym produktywności można znaleźć następującą radę: „jeśli zauważysz, że stale odrywasz się od pracy przez wiadomości tekstowe, wyłącz powiadomienia telefonu, gdy wykonujesz głęboką pracę; w ten sposób eliminujesz wszystkie niepotrzebne decyzje, które idą w parze z nawykiem tekstowym (jak to, czy przerwać pracę i spojrzeć na tekst, czy odpowiedzieć, czy kontynuować rozmowę) i możesz przełożyć tę energię na faktyczne wykonywanie pracy.”

Raczej niż rozważać, jak zminimalizować przełączanie kontekstu na poziomie zadanie po zadaniu, rozważ następujące taktyki, aby zminimalizować przełączanie kontekstu ogólnie.

1) Skonsolidować swoje powtarzające się czasy spotkań razem, z dala od czasu głębokiej pracy. Asana i inne firmy technologiczne wdrożyły No Meeting Wednesdays, jako funkcję wymuszającą, aby zachęcić wszystkich do konsolidacji spotkań.

Po tym wszystkim, będziesz o wiele bardziej produktywny, jeśli masz solidny blok 4 godziny do pracy, a nie o rozproszonych spotkań w ciągu dnia, ponieważ każde spotkanie zmusza cię do przełączania kontekstu.

2) Określ swój harmonogram odpowiedzi. Nie musisz odpowiadać na czat lub e-maile w czasie rzeczywistym.

Pomyśl o prawdziwym wpływie czasu odpowiedzi – bardzo niewiele inicjatyw zakończy się niepowodzeniem tylko dlatego, że potrzebowałeś 1 godziny na odpowiedź zamiast 1 minuty.

Ta rada może wydawać się sprzeczna z intuicją. Większość z nas skrycie lubi odpowiadać na e-maile, ponieważ sprawia to, że czujemy się produktywni.

Jednakże za każdym razem, gdy odpowiadasz, kontekstowo przełączasz się z aktywnego zadania. Emocje mogą być zwodnicze – możesz czuć się produktywny, ale w rzeczywistości możesz nie być produktywny!

Wyznacz w kalendarzu czas na wyraźne odpowiadanie na e-maile i czat, a następnie wyłącz telefon i zamknij aplikacje poczty elektronicznej i czatu, dopóki nie nadejdzie czas na odpowiedź.

Mogę szczerze powiedzieć, że za pierwszym razem, gdy próbowałem to zrobić, miałem dużo niepokoju. Co, jeśli przegapię coś ważnego?

Ale po trzymaniu się wyraźnych harmonogramów odpowiedzi przez około miesiąc, stwierdziłem, że mój niepokój został zastąpiony głęboką satysfakcją zamiast. To przerażające, ale warto to zrobić.

Plus, jeśli coś naprawdę jest bardzo pilne i zdarzy Ci się to przegapić, ktoś znajdzie Cię osobiście!

3) Zaplanuj godziny pracy. Przekaż swoim współpracownikom jasne zasady zaangażowania i przykłady rodzajów pytań, które można zadawać w godzinach pracy.

Ta rada jest szczególnie istotna dla menedżerów produktu, którzy pracują nad bardzo widocznymi produktami lub produktami o wysokiej adopcji.

Stanowiąc określony czas, w którym współpracownicy mogą zwracać się do Ciebie z pytaniami, zmniejszasz prawdopodobieństwo, że ktoś wyciągnie rękę, gdy Ty będziesz zajmował się czymś innym.

Większość ludzi kieruje się zdrowym rozsądkiem, gdy zwracają się do Ciebie. O ile nie jest to pilne, poinformowani interesariusze na ogół wstrzymają się ze swoimi pytaniami do czasu dyskusji.

4) Zablokuj czas na głębokie skupienie.

Taktyka ta jest szczególnie istotna w sytuacjach o dużym znaczeniu, takich jak określanie strategii produktu na resztę roku.

Zaplanuj spotkanie z samym sobą w kalendarzu i zarezerwuj pokój na ten czas. Patrząc na kalendarze, widziałem, że te „spotkania w celu skupienia uwagi” trwają od 2 do 4 godzin, w zależności od wielkości zadania do wykonania.

Poinformuj swoich kolegów z zespołu i współpracowników, że nie należy ci przeszkadzać w tym krytycznym okresie czasu, i podziel się z nimi powodami, dla których musisz się skupić.

Przełóż lub odrzuć wszelkie spotkania, które kolidują z Twoim spotkaniem koncentracyjnym.

Robiąc to, gwarantujesz sobie możliwość zajęcia się tym, co naprawdę ważne, zamiast zajmować się pilną, ale niekrytyczną pracą.

5) Bezwzględnie ustalaj priorytety i odrzucaj zobowiązania o niskim priorytecie.

Nie bierz udziału w spotkaniach, jeśli porządki obrad nie są jasne. Nie wypełniaj białych plam, jeśli nie będzie to miało znaczenia. Powiedz „nie” rzeczom, które nie mają znaczenia.

Jednym ze sposobów ustalania priorytetów jest wykorzystanie skrzynki Eisenhowera, która klasyfikuje zadania według ważności i pilności, a następnie zaleca działania oparte na tych klasyfikacjach.

Pamiętaj – częścią zarządzania produktem jest podejmowanie decyzji „które decyzje są faktycznie najważniejsze?”. Ustalanie priorytetów jest kluczem do zapewnienia wpływu! Im mniej masz otwartych zobowiązań, tym mniej prawdopodobne, że będziesz musiał zmieniać kontekst.

Podsumowanie

Przełączanie kontekstów jest bardzo kosztowne – zmniejsza produktywność i efektywność. Fakt ten jest szczególnie prawdziwy dla menedżerów produktu, ponieważ możemy podjąć najlepszą decyzję tylko poprzez głębokie zrozumienie kontekstu stojącego za decyzją.

Jednym z najlepszych sposobów radzenia sobie z przełączaniem kontekstu jest zaprojektowanie swojego harmonogramu tak, aby uniknąć przełączania kontekstu.

Aby to zrobić, wypróbuj następujące taktyki: skonsolidować czasy spotkań, określić harmonogram odpowiedzi, zaplanować godziny pracy, zablokować czas na skupienie się i bezlitośnie ustalić priorytety.

Oczywiście, ponieważ menedżerowie produktu wypełniają białą przestrzeń, nie zawsze mamy możliwość lub luksus przeprojektowania naszego harmonogramu, aby w pełni zapobiec przełączaniu kontekstu.

Dlatego w naszym następnym artykule omówimy, jak zoptymalizować przełączanie kontekstu.

.