Negocjacje kontraktu to proces dyskusji pomiędzy stronami kontraktu w celu sfinalizowania jego warunków. Strony umów budowlanych mogą obejmować klientów, konsultantów, wykonawców, podwykonawców i dostawców, którzy często mają różne, a czasem sprzeczne, interesy dotyczące formy i treści umowy. Negocjacje umowy będą zazwyczaj obejmować pewien stopień kompromisu po obu stronach, aby osiągnąć ostateczną umowę, która jest do przyjęcia dla wszystkich stron.

Kontrakty budowlane będą zazwyczaj określać koszt, obowiązki stron i program robót. Ponieważ kontrakty są prawnie wiążącymi umowami, których warunki mogą być egzekwowane w przypadku ich nieprzestrzegania przez jedną ze stron, ważne jest, aby negocjacje były dokładne i szczegółowe

Projekty mogą zakończyć się sukcesem lub porażką w bezpośrednim wyniku warunków zawartych w kontrakcie. Skuteczne negocjacje mogą pomóc w ochronie przed czasochłonnymi i kosztownymi roszczeniami oraz procedurami rozstrzygania sporów.

Niektóre z elementów kontraktu, które mogą wymagać negocjacji, obejmują:

• Sumę kontraktu.
• Daty rozpoczęcia i zakończenia.
• Elastyczność w zakresie modyfikacji programu budowy.
• Możliwość ubiegania się o przedłużenie czasu lub odszkodowanie.
• Ramy czasowe płatności.
• Wymagania ubezpieczeniowe, gwarancje i zabezpieczenia.
• Zakres prac i obowiązków.
• Wycena płatności i zmian.
• Badania i inspekcje.
• Korzystanie z podwykonawców lub podkonsultantów.
• Nowacja konsultantów lub zmiana konsultanta.

Przygotowanie jest istotną częścią negocjacji. Istotne jest, aby w negocjacjach brały udział właściwe osoby i aby miały one pełne uprawnienia do osiągnięcia porozumienia, w przeciwnym razie może być konieczne ciągłe odraczanie i ponowne zwoływanie zebrania, podczas gdy dąży się do uzyskania zgody. Jeżeli negocjujące strony działają w imieniu kogoś innego, muszą mieć jasność co do granic swoich uprawnień.

Typowo, w przypadku umów budowlanych, administrator kontraktu koordynuje negocjacje z preferowanym oferentem (oferentami). Negocjacje mogą być prowadzone na różnych etapach przez konsultanta ds. kosztów, administratora kontraktu, głównego projektanta, architekta lub przez przedstawiciela klienta, takiego jak kierownik projektu.

Metody skutecznego negocjowania kontraktu mogą obejmować:

• Zrozumienie wymaganych elementów ważnego kontraktu.
• Zrozumienie celów, które muszą być osiągnięte.
• Przeanalizowanie wszystkich możliwych do wynegocjowania warunków, które mają być zawarte w kontrakcie.
• Zebranie dokumentacji na poparcie stanowiska negocjacyjnego. Obejmuje to zgłoszenia ofert od innych oferentów, które mogą stanowić podstawę do porównania.
• Tworzenie listy kontrolnej elementów, którymi należy się zająć podczas negocjacji.
• Ustalenie ram czasowych, w których należy osiągnąć porozumienie.
• Określenie obszarów, w których może istnieć możliwość uzyskania elastyczności lub kompromisu po obu stronach.
• Określenie, jaki mógłby być satysfakcjonujący dla obu stron kontrakt.
• Dostosowanie języka i podejścia do drugiej strony w celu zbudowania zaufania – technika znana jako „wyrównywanie”.
• Przygotowanie kontroferty do projektu kontraktu.
• Znajomość punktu granicznego, w którym najlepiej wycofać się z negocjacji.
• Posiadanie alternatywnego wykonawcy dostępnego w przypadku niepowodzenia negocjacji. Może to również wywrzeć nacisk na wykonawcę, aby osiągnął porozumienie.

Zapis osiągniętych porozumień musi być starannie sporządzony i podpisany przez obie strony, ponieważ będzie stanowił część dokumentów kontraktowych.

Typowo, po zakończeniu negocjacji, administrator kontraktu będzie koordynował przygotowanie raportu z przetargu. Klient rozpatruje raport z przetargu i w razie potrzeby zleca wprowadzenie zmian w dokumentach przetargowych (np. jeśli zaproponowana cena jest zbyt wysoka). W razie potrzeby administrator kontraktu koordynuje zmiany w dokumentach przetargowych i żąda od preferowanego oferenta (lub oferentów) złożenia poprawionej oferty.

Istnieje wiele atrybutów, które uważa się za ważne dla umiejętnego negocjatora. Mogą one obejmować:

• Posiadanie dobrej pamięci.
• Bycie przekonującym i szybkim w myśleniu.
• Umiejętność „wyrównywania” i zdobywania zaufania drugiej strony.
• Dobre radzenie sobie ze stresem.
• Skuteczne przygotowywanie informacji.
• Umiejętność skutecznego słuchania.
• Dobra intuicja w zakresie możliwości oceny podejścia i opinii drugiej strony.
• Gotowość do ustępstw lub elastyczność w razie potrzeby.

Powiązane artykuły na Designing Buildings Wiki

• Alternatywne metody rozwiązywania sporów.
• Artykuły umowy.
• Umowa budowlana na zamówienie.
• Naruszenie umowy.
• Umowa o roboty budowlane.
• Udzielenie zamówienia.
• Warunki umowy.
• Dokumenty umowy.
• Realizacja kontraktu.
• Strategia kontraktu.
• Kontrakt v delikt.
• Umowy pod pieczęcią v pod ręką.
• Istota kontraktu.
• Forma oferty.
• Kluczowe daty.
• Kontrakt negocjowany.
• Techniki negocjacyjne.
• Zarządzanie przed zawarciem umowy.
• Spotkanie przed kontraktem.
• Umowa podwykonawcza.
• Ocena oferty.
• Negocjacje przetargowe.
• Strefa możliwego porozumienia.

.