Zarządzanie przez wyjątki (MBE) to strategia zarządzania, w której menedżerowie wkraczają do akcji tylko wtedy, gdy występują znaczące odchylenia od zaplanowanych wyników. Mogą to być zarówno wyniki operacyjne, jak i finansowe.
Zarządzanie przez wyjątki. Wymagaj raportowania tylko wtedy, gdy występują odchylenia od planu.Brian Tracy
Zakładając, że firmy rekrutują kompetentnych ludzi, są oni w stanie wykonywać swoją pracę bez interwencji ze strony kierownictwa. Skupiając się na strategicznych celach i planach biznesowych, menedżerowie są w stanie zwiększyć wartość ich wkładu w działalność firmy. Jednakże, kiedy wyniki nie spełniają oczekiwań, menedżerowie powinni wkroczyć do akcji. Są to „wyjątki”, w których konieczne jest podjęcie działań zarządczych, aby zapewnić, że firma osiągnie swoje cele.
Jak działa zarządzanie przez wyjątki
Zarządzanie przez wyjątki składa się z czterech kroków:
Ważna uwaga
Zapewne zastanawiasz się, kim jesteśmy. Tallyfy jest produktem, który upraszcza i automatyzuje Twoje procesy biznesowe. To sekret prowadzenia płynnych operacji. Zamiast tworzyć diagramy procesów (których nikt nie ogląda), dokumentację (którą można tylko czytać, a nigdy działać), e-maile, czaty i chaos – możesz stworzyć i uruchomić dowolny proces w swojej firmie w ciągu kilku sekund.
Szukanie podstawowych i tanich narzędzi do zarządzania projektami lub zadaniami to największy błąd, jaki możesz popełnić. Dostajesz to, za co płacisz. Jeśli próbujesz zaoszczędzić centa – stracisz dolara. Zmarnowany czas (przy 40 USD/godzinę) jest o wiele droższy niż koszt oprogramowania. Istnieje ogromna różnica między zarządzaniem procesami a zarządzaniem projektami lub zadaniami. Procesy łagodzą stres, czynią rzeczy przewidywalnymi – i pomagają Ci się rozwijać i stawać się efektywnym. Projekty i zadania to tylko doraźny, nieprzewidywalny chaos.
Ważne jest, aby zrozumieć ten kontekst, zanim zaczniesz czytać dalej. Ludzie sukcesu są wystarczająco inteligentni, aby fundamentalnie zmienić sposób, w jaki pracują „teraz” i zadziwić siebie i wszystkich innych nowymi pomysłami. Możesz natychmiast przestać toczyć codzienne bitwy pod górę – i odnieść większy sukces osobisty w swojej karierze, wprowadzając nowoczesny sposób tworzenia, śledzenia, a nawet cieszenia się zadaniami ze swoimi współpracownikami.
Anyway … przepraszam za przerwę! Wznowmy dalszą część artykułu.
- Ustalanie celów i określanie, jaka powinna być norma
- Ocena wydajności, aby sprawdzić, czy wydajność jest na dobrej drodze
- Analiza pracy lub zapisów, aby określić, gdzie wydajność odbiega od celów
- Dochodzenie i rozwiązywanie wyjątków od normy
Brzmi łatwo, prawda? Rzeczywistość jednak nie jest tak łatwa, jak może się wydawać.
Szukasz sposobu dokumentowania i uruchamiania swoich procesów?
Nie używaj MS Word ani Google Docs, nie używaj też schematów blokowych.
Dokumentowanie procesów za pomocą diagramów przepływu może wyglądać ładnie i przyjemnie – ale nie można ich uruchomić. Co gorsza – nikt nie patrzy na schematy blokowe.
ZOBACZ DLACZEGO TUTAJ
-
Wyznaczanie celów
Pierwszym krokiem w procesie zarządzania przez wyjątki jest wyznaczenie realistycznych celów, które można wykorzystać jako punkt odniesienia. Kluczowe obszary mogą obejmować sprzedaż, produkcję i wydatki. Niestety, nie można po prostu powiedzieć: „Chcę sprzedać milion dolarów wartości produktu w tym miesiącu”, jeśli prowadzisz małą firmę, cel może być nieosiągalny. Jeśli biznes jest duży, możesz nie doceniać jego potencjału.
Biznesmeni zazwyczaj patrzą na zapisy, aby określić prawidłowe normy. Jeśli chcesz wbudować niewielki procent wzrostu, śmiało, ale bądź realistą. Budżety stanowią świetny punkt wyjścia. W końcu, jeśli ustaliłeś limity kosztów i cele dla obrotów i zysków, możesz ich użyć do monitorowania postępów.
Ale nie chcesz reagować zbyt późno. Nawet miesięczne odchylenia mogą Cię drogo kosztować, jeśli zauważysz je dopiero pod koniec miesiąca. Rozważ podzielenie celów i monitorowania na mniejsze kawałki, które pozwolą kierownictwu reagować.
Teraz, gdy masz cele, możesz zająć się określeniem, co stanowi odchylenie. Na przykład, zero-punkt-jeden procent więcej lub mniej od celu nie powinno być katastrofą kolejową, więc co stanowi odchylenie, które wymaga działań zarządczych?
Uwaga dodatkowa
Czy jesteś zainteresowany prawdziwie użyteczną analizą najnowszych trendów w technologii biznesowej i operacyjnej? Talking from the Trenches jest publikowany raz na 2 tygodnie przez Tallyfy i jest nie do przegapienia. Automatycznie staniesz się mądrzejszy i lepiej poinformowany. Więc – nie opuszczaj tej strony bez zapisania się na nią.
Anyway … będziemy kontynuować od miejsca, w którym skończyliśmy powyżej.
W złożonych biznesach, wykresy kontroli statystycznej są sporządzane w celu określenia efektu odchyleń, ale jeśli Twój biznes jest stosunkowo prosty, zdrowy rozsądek i odrobina obliczeń liczbowych powinny dać Ci odpowiedzi.
-
Ocena wydajności
Zanim będziesz mógł ocenić wydajność, potrzebujesz dokładnych zapisów wydajności w czasie rzeczywistym. Jakie dane będziesz zbierać? Jak będziesz je zbierać? Jak często będziesz je oceniać? Pierwsze dwa z tych pytań zależą od Ciebie i Twojej firmy, ale na ostatnie pytanie jest ogólna odpowiedź: im częściej możesz oceniać dane dotyczące wydajności, tym szybciej wychwycisz odchylenia, zbadasz je i zajmiesz się nimi.
Ponieważ ręczne gromadzenie dużej ilości danych może zająć nawet więcej czasu niż zarządzanie przez wyjątki ma na celu zaoszczędzić, najlepszym rozwiązaniem jest zautomatyzowane prowadzenie rejestrów i analiz. Tak więc, oprogramowanie, które monitoruje, raportuje i analizuje przepływy pracy i oprogramowanie księgowe, które produkuje analizy finansowe byłyby przykładami oprogramowania, które można znaleźć przydatne.
-
Analiza odchyleń
Bardzo rzadko można uzyskać wyniki, które odpowiadają swoim celom w dół do ostatniego szczegółu. Nie ma jednak sensu badać nieistotnych odchyleń, więc analiza opiera się na istotności. Analizując swoje raporty, dojdziesz do jednego z dwóch wniosków:
- Nie było żadnych znaczących odchyleń. W takim przypadku nie ma potrzeby podejmowania dalszych działań.
- Jedno lub więcej odchyleń jest znaczących. Jeśli dojdziesz do tego wniosku, nadszedł czas na podjęcie działań. Jeśli dane analizuje pracownik lub młodszy menedżer, muszą oni wiedzieć, kto podejmie wymagane działania i co zgłosić przełożonym.
Jeśli zajmujesz się odchyleniem, pierwszym krokiem jest sprawdzenie, dlaczego do niego doszło. Może to być po prostu błąd w danych. Alternatywnie, może istnieć bardzo dobry powód dla odchylenia. Na przykład, jeśli sprzedajesz lody, chłodny dzień spowoduje gwałtowny spadek sprzedaży. Odchylenia mogą być również dobrą rzeczą. Być może Twoi pracownicy wypróbowują bardziej efektywny proces lub nastąpiła znaczna oszczędność na spodziewanym koszcie.
-
Rozwiązywanie wyjątków
Teraz, gdy wiesz, jakie kryteria wydajności nie zostały spełnione lub zostały przekroczone i dlaczego tak się stało, do Ciebie jako menedżera należy decyzja, jakie działania naprawcze podjąć. Ponadto, musisz zdecydować, czy wyjątek może się powtórzyć i czy ma wpływ na inne cele. Zmienny charakter środowiska biznesowego, zarówno wewnętrznego, jak i zewnętrznego, oznacza, że będziesz musiał ciągle sprawdzać i rewidować swoje benchmarki.
Powiedzmy, że wydatki biznesowe wzrosły o trzy procent. Czy musisz zrewidować swoje cele sprzedażowe? Czy byłoby to realistyczne? Czy są obszary, w których mógłbyś oszczędzać koszty, aby złagodzić skutki wzrostu cen? Jak te zmiany wpłyną na Twoje benchmarki?
Zalety zarządzania przez wyjątki
Najlepsze wykorzystanie czasu zarządzania: Najbardziej oczywistą zaletą zarządzania przez wyjątki jest sposób, w jaki wpływa ono na to, jak menedżerowie wykorzystują swój czas. Po co monitorować, analizować i mikromanipulować rzeczy, które idą gładko? Gdy sprawy idą dobrze, pracownicy mogą podejmować własne decyzje, pozostawiając menedżerom swobodę skupienia się na podejmowaniu decyzji związanych z obszarami problemowymi.
Szybka reakcja: Jeśli twoje systemy monitorowania są czułe i aktualne, zarządzanie przez wyjątki zauważa wszelkie problemy w odpowiednim czasie. Jeśli zautomatyzowane systemy alarmują o problemach natychmiast, to tym lepiej. Nie ma czasu na to, aby odchylenie miało efekt potęgujący.
Motywuje pracowników do działania: Większość ludzi lubi być w stanie zająć się swoją pracą przy minimalnej interwencji kierownictwa. Pozwala im to na podejmowanie decyzji, próbowanie nowych rzeczy, które przynoszą lepsze wyniki, i pomaga im „posiadać” ich obszary zadań.
Wady zarządzania przez wyjątki
Jest tylko tak dobre, jak dobry jest system: Wszystkie cztery kroki systemu muszą być starannie obsługiwane. Na przykład, jeśli zdecydujesz, że odchylenie na poziomie 6 procent jest znaczące, ale w rzeczywistości odchylenie na poziomie 4 procent będzie miało poważne konsekwencje, stracisz szansę na interwencję, zanim szkody zostaną wyrządzone.
Wymaga szczegółowego monitorowania: Bez zautomatyzowanych systemów monitorowania, będzie dużo ręcznego zbierania danych i raportowania. To kosztuje czas, a czas kosztuje pieniądze.
Menedżerowie muszą przede wszystkim rozwiązywać problemy: Umiejętności rozwiązywania problemów są niezbędne do dobrego zarządzania, ale czasami menedżer może nie mieć wszystkich odpowiedzi. Pracownicy pierwszej linii mogą już wiedzieć, co robić, ale ponieważ muszą konsultować się ze swoimi menedżerami w sprawie odchyleń, zarządzanie przez wyjątki może nawet opóźnić rozwiązywanie problemów.
Jest reaktywne: Jeśli przyjmiesz zarządzanie przez wyjątki w jego najczystszej formie, będziesz tylko reagować na problemy. A co z proaktywną pracą, aby zapobiec ich wystąpieniu w pierwszej kolejności?
Tallyfy i zarządzanie przez wyjątki
Jeśli chodzi o zarządzanie i monitorowanie przepływu pracy, Tallyfy jest najlepszym narzędziem dla firm. Nie chodzi tylko o przydzielanie pracy i przekazywanie jej z rąk do rąk, aż do zakończenia. Możesz używać go do sprawdzania wydajności w czasie rzeczywistym, a funkcje analityczne pozwalają Ci szukać źródeł wyjątków, które możesz zaobserwować.
Zarządzanie przez wyjątki oznacza, że Twój personel musi być niezwykle zorganizowany, a zadania muszą być traktowane systematycznie. Ale nawet jeśli nie dążysz do MBE w jego najczystszej postaci, systematyczność i organizacja to świetny sposób na poprawę wydajności. A ponieważ odchylenia są łatwe do zauważenia, stanowi to również doskonałą platformę do wypróbowania nowych systemów, które mogą mieć daleko idące konsekwencje dla ogólnej produktywności firmy.
Wkrótce będziesz wyznaczać nowe standardy w oparciu o lepszą wydajność, więc dlaczego nie umówić się na czat lub zapisać się na bezpłatną wersję próbną już dziś?