Nikt nie ma większego wpływu na sukces nowych pracowników niż menedżerowie, którzy ich zatrudnili. Dlaczego? Ponieważ bardziej niż ktokolwiek inny menedżer zatrudniający rozumie, co jego ludzie muszą osiągnąć i co będzie potrzebne – umiejętności, zasoby, kontakty – aby stali się w pełni efektywni.

Menedżerowie mają również największy udział w skutecznym wdrożeniu swoich nowych pracowników. Badania wykazały, że systematyczne wprowadzanie nowych pracowników do zespołu sprawia, że stają się oni o 50% szybsi, co oznacza, że szybciej i skuteczniej mogą przyczynić się do osiągnięcia zamierzonych celów. Skuteczny onboarding również radykalnie zmniejsza odsetek niepowodzeń i zwiększa zaangażowanie pracowników oraz ich utrzymanie.

Im wcześniej szefowie zaczną wspierać swoich nowych pracowników, tym lepiej. Czas pomiędzy przyjęciem oferty a przyjściem do pracy jest cennym zasobem, który można wykorzystać do rozpoczęcia tego procesu. Ale nawet jeśli nowi pracownicy są już w pracy, istnieje wiele sposobów, aby przyspieszyć ich działanie.

Oczywiście, punktem wyjścia jest zadbanie o „podstawy onboardingu” – takie jak dokumentacja, szkolenie w zakresie zgodności, przestrzeń, wsparcie i technologia. Na szczęście większość firm wykonuje dość dobrą robotę z tymi elementami.

To właśnie głębsza praca nad integracją nowych pracowników jest tym, od czego zaczyna się prawdziwa praca szefów. Oto siedem kluczowych sposobów na jej wykonanie:

Zrozum ich wyzwania.

Onboarding jest jednym z najtrudniejszych rodzajów zmiany pracy. Dlaczego? Ponieważ nowi pracownicy, nawet jeśli są doświadczonymi profesjonalistami, nie są zaznajomieni z firmą, nie rozumieją, jak wszystko naprawdę działa, nie mają ustalonych relacji i muszą dostosować się do nowej kultury. Badania wykazały, że wyzwania w dwóch ostatnich kategoriach są największym powodem szybkiej rotacji pracowników. Nowi pracownicy muszą się wiele nauczyć i mogą czuć się niepewnie, nawet jeśli na zewnątrz wydają się pewni siebie. Jest to jeszcze bardziej prawdopodobne w przypadku osób, które zmieniły miejsce zamieszkania w związku z wykonywaną pracą, więc muszą również stawić czoła zmianom w życiu osobistym, lub jeśli awansują na wyższy poziom, więc muszą dostosować się do nowej roli kierowniczej.

Niektórzy mogą zareagować, grając bezpiecznie i trzymając się zbyt mocno tego, co już wiedzą; inni mogą nadmiernie kompensować, zachowując się tak, jakby mieli „gotową odpowiedź”, zamiast zadawać pytania i zastanawiać się, jak dodać wartość.

Więc ważne jest, aby szefowie zapewnili nowo zatrudnionych, że nauka jest ważniejsza niż działanie w pierwszych dniach.

Przyspiesz ich naukę.

Im szybciej nowo zatrudniony poznaje organizację i swoją rolę, tym więcej będzie w stanie osiągnąć w krytycznych pierwszych miesiącach. Aby przyspieszyć proces uczenia się, menedżerowie muszą najpierw skupić się na tym, czego muszą się nauczyć w trzech obszarach. Nauka techniczna to wgląd w podstawy biznesu, takie jak produkty, klienci, technologie i systemy. Uczenie się kulturowe dotyczy postaw, norm zachowań i wartości, które składają się na unikalny charakter organizacji. Uczenie się polityczne koncentruje się na zrozumieniu, w jaki sposób podejmowane są decyzje, jak działa władza i wpływy oraz na ustaleniu, czyjego wsparcia będą najbardziej potrzebować.

Szefowie powinni również zastanowić się, w jaki sposób mogą pomóc nowym pracownikom. Oznacza to nie tylko osobiste dostarczenie, tak wcześnie jak to możliwe, najlepszych dostępnych informacji, ale również zastanowienie się, kto jeszcze jest w stanie najlepiej przekazać im te ważne lekcje.

Uczyń ich częścią zespołu.

Mimo że jest możliwe, że nowi pracownicy będą pracować niezależnie, bardziej prawdopodobne jest, że będą częścią zespołu (lub zespołów). Im szybciej zbudują efektywne relacje robocze ze swoimi rówieśnikami, tym lepiej, a menedżer zatrudniający może zrobić wiele, aby tak się stało.

Punktem wyjścia jest upewnienie się, że zespół rozumie, dlaczego dana osoba została zatrudniona i jaką rolę (role) będzie odgrywać. Ważne jest również, aby szefowie formalnie przedstawili nowych pracowników – wszystkim – jak najszybciej po ich przybyciu i jasno dali do zrozumienia, że od zespołów oczekuje się pomocy nowym kolegom w zaaklimatyzowaniu się i przyspieszeniu procesu uczenia się. Niewielka początkowa inwestycja czasu i wysiłku w połączenie nowo zatrudnionej osoby z zespołem przyniesie długoterminowe korzyści w zakresie produktywności i wydajności.

Połącz ich z kluczowymi interesariuszami.

Poza bezpośrednim zespołem nowo zatrudnionej osoby, prawdopodobnie będzie wielu innych interesariuszy, którzy będą mieli kluczowe znaczenie nie tylko dla ich nauki, ale również dla ich sukcesu w pracy. I to może nie być oczywiste, kim są ci ludzie, dlaczego są ważne, lub jak najlepiej połączyć się z nimi.

Jeden prosty sposób szefowie mogą ułatwić te połączenia jest zrobić listę nazwisk, w tym krótkie notatki na temat każdego, a następnie dokonać wprowadzenia, wyjaśniając, dlaczego to ważne, że łączą. Następnie zaplanować datę, być może w 30 do 45 dni, aby sprawdzić w zainteresowanych stron, aby upewnić się, że nowy pracownik sieci jest biorąc kształt.

Daj im direction.

Pracownicy nie mogą – lub nie powinny – dostać się do pracy przed szefowie ustawić jasne oczekiwania. Właściwe wytyczne pomagają im odpowiedzieć na trzy kluczowe pytania:

• Co muszę zrobić? Oznacza to określenie ich celów i ram czasowych ich realizacji, a także środków, które zostaną wykorzystane do oceny ich postępów.
• Jak mam to zrobić? Oznacza to sprecyzowanie, jakich strategii powinni użyć, aby osiągnąć cele, w tym jakie działania powinni, a jakich nie powinni traktować priorytetowo.
• Dlaczego powinienem czuć się zmotywowany, aby to osiągnąć? Oznacza to przekazywanie wizji tego, do czego dąży organizacja i pomaganie nowym pracownikom w dostrzeżeniu roli, jaką odgrywają w jej realizacji.

Nawet jeśli oczekiwania zostały omówione podczas procesu rekrutacji, potrzebna jest bardziej dogłębna rozmowa, jak tylko nowi pracownicy zaczną pracę, aby upewnić się, że nie przychodzą z błędnymi przekonaniami na temat tego, co muszą zrobić, aby odnieść sukces.

Pomóż im odnieść wczesne zwycięstwa.

Wczesne zwycięstwa są potężnym sposobem dla nowych pracowników na zbudowanie pewności siebie i wiarygodności. Ludzie nowi w pracy i organizacji często chcą udowodnić, że mogą zrobić wszystko i wpadają w pułapkę próbując wziąć na siebie zbyt wiele, zbyt szybko, a tym samym rozpraszając się zbytnio.

Zadaniem menedżera jest zamiast tego utrzymywanie nowo zatrudnionych pracowników w skupieniu na istotnej pracy, którą powinni potraktować priorytetowo i wskazując im sposoby, dzięki którym będą robić szybkie postępy w realizacji tych celów. Częścią tego jest nauczenie ich, jak „zdobywać” zwycięstwa w sposób, który jest zgodny z kulturą organizacji. Chcesz, aby pracownicy zdobyli swoje wczesne zwycięstwa we właściwy sposób.

Trenuj ich, aby odnieśli sukces.

Na koniec, szefowie, którzy poważnie traktują onboarding, nie tylko zapewniają intensywne wczesne wsparcie, a następnie pozostawiają nowych pracowników, aby „tonęli lub pływali”. Potrzeba czasu, aby nowi pracownicy w pełni się zintegrowali i byli w stanie działać w 100% autonomicznie i produktywnie, dlatego ważne jest, aby menedżerowie zatrudniający kontynuowali kontakt ze swoimi pracownikami i udzielali im szkoleń. Może to być tak proste, jak zaplanowanie regularnych spotkań kontrolnych „jak się sprawy mają?”, być może co kilka tygodni, aż do momentu, kiedy nie będzie już o czym rozmawiać.

Ponadto, kiedy menedżerowie widzą, że nowi pracownicy zmagają się z problemami, powinni interweniować. Częstym błędem jest traktowanie nowo zatrudnionych zbyt łagodnie, myśląc, że najlepiej dać im czas na dostosowanie się, a wczesne problemy, na przykład z relacjami z rówieśnikami i dopasowaniem kulturowym, rozwiążą się same. To jednak może łatwo doprowadzić do powstania błędnego koła, w którym pracownicy nieświadomie kopią sobie dołki, z których nie mogą się wydostać. Im dłużej utrzymuje się negatywna dynamika, tym trudniej jest ją odwrócić.

Podczas stosowania tych wytycznych szefowie powinni pamiętać, że „efektywny onboarding” to nie tylko pomoc zewnętrznym pracownikom. Pracownicy przeprowadzający się wewnątrz firmy mogą stanąć przed równie trudnymi lub trudniejszymi wyzwaniami. Dzieje się tak zwłaszcza wtedy, gdy pochodzą oni z różnych jednostek, zostali ukształtowani przez różne kultury lub przenoszą się z różnych obszarów geograficznych. Menedżerowie powinni stosować takie samo podejście, aby przyspieszyć wszystkich, którzy dołączają do ich zespołów.