Prawny proces pisania nie jest „jeden rozmiar dla wszystkich” i „ludzie muszą znaleźć ten, który pasuje do nich najlepiej, David Howard Spratt, profesor retoryki prawnej na American University Washington College of Law, powiedział w ostatnim „Landslide Webinar Series: Take Your Legal Writing from Good to Great-Drafting Tips from the Pros”. Webinarium było sponsorowane przez ABA Section of Intellectual Property Law i ABACLE.
Niezależnie od osobistego stylu, wszyscy pisarze chcą być uważane za wiarygodne. Aby to zrobić, „gramatyka musi być tam i korekta musi być tam, ponieważ są to rzeczy, które sprawiają, że wrażenie z czytelnikiem” Spratt podkreślił.
Spratt i jego koledzy paneliści podzielili się tymi podstawowymi musts:
Planowanie: Zastanów się, dla kogo piszesz dokument, zadając sobie następujące pytania: „Kim jest mój czytelnik?” „Jaki jest stosunek mojego czytelnika do mnie?” oraz „Dlaczego to piszę? Czy ma to na celu poinformowanie, przekonanie lub osiągnięcie jakiegoś innego celu?”
Spratt zalecił, aby dać czytelnikowi tylko to, co musi wiedzieć. „Czasami piszemy i powtarzamy wszystko, co wiemy na dany temat
- Sprawdź czasownik. Podmiot w liczbie pojedynczej powinien mieć czasownik w liczbie pojedynczej, a podmiot w liczbie mnogiej powinien mieć czasownik w liczbie mnogiej.
- Zwróć uwagę na rozmieszczenie słów. „Czasownik powinien pojawić się po podmiocie i być tak blisko podmiotu, jak to tylko możliwe”, powiedział Spratt.
- Bądź aktywny. Pisanie w głosie czynnym jest jaśniejsze, bardziej zwięzłe i łatwiejsze do zrozumienia dla czytelnika. Pisanie w głosie biernym sprawia, że czytelnik „walczy, aby dowiedzieć się, co mówisz”, powiedział.
- Umieszczenie ma znaczenie. „Umieść słowa modyfikujące tak blisko, jak to możliwe do słów, które modyfikujesz,” Spratt powiedział. Julie Schrager, prawnik trener pisania w Schiff Hardin LLP w Chicago, powiedział, że jest często pytany o to, gdzie umieścić słowo „tylko” w zdaniu. To też powinien przyjść tak blisko, jak to możliwe przed słowem lub wyrażeniem, że modyfikuje. „Mój trik polega na tym, że generalnie popychasz „tylko” tak daleko do tyłu w zdaniu, jak tylko możesz, aż nie będzie to miało sensu”, powiedziała.
- Użyj przecinka oksfordzkiego. „Ludzie walczą z tym cały czas, ponieważ czasami w poprzednich zawodach lub w nie-prawniczych pismach – ja nazywam to 'nielegalnym pismem’ – nie używasz przecinka oksfordzkiego, ale prawnicy lubią mówić w kategoriach elementów, a interpunkcja jest bardzo ważna”, powiedziała Spratt.
- Używaj przecinków poprawnie. Spratt nazwał je „bardzo modne, ale bardzo źle,” i dodał: „ludzie dzielą zdania przecinkiem bez powodu.” Kilka alternatyw dla przecinka splice są średnik, dodając słowo „i” lub dokonywania dwóch oddzielnych sentences.
- Unikaj dwuznaczności. Trzymaj się z dala od słów takich jak „to”, „to”, „tamto”, „taki” i „który”, aby odnieść się szeroko do idei w poprzednim zdaniu, ponieważ może to spowodować zamieszanie.
- Dąż do jasności. Unikaj podwójnych przeczeń: jeśli nie masz powodu, aby go użyć, nie używaj go. Słowa takie jak „nieistotne” i „nierzadkie” generalnie dezorientują czytelnika i spowalniają go. Ponadto, jedno słowo może często łatwo zastąpić kilka. Spratt użył przykładów „w świetle faktu, że…” można łatwo przeczytać „ponieważ”. Zamień „w celu” na „aby”, a „w pobliżu” na „w pobliżu”. Zacieśniając swoje pismo, uwalniasz cenne miejsce na treść. „Te wielosłowne propozycje nie robią nic innego, jak tylko zamazują twoje pismo”, powiedział.
- Skorzystaj z pomocy, aby wyłapać błędy. Schrager korzysta ze strony internetowej, naturalreaders.com, która będzie czytać na głos to, co kopiujesz i wklejasz do niej. „Łatwiej jest wyłapać błędy, gdy czyta to ktoś inny” – powiedziała.
- Naśladuj Warrena Buffetta. Schrager podzieliła się cytatami z Warrena Buffeta, który jest często cytowany za wysoką jakość pisania w listach inwestorów. Jego średnia długość zdania wynosi 13,5 słowa, a jego litery na słowo średnio około 4,9, co jest trudne do osiągnięcia dla prawników, powiedziała. Spratt zaleciła, aby prawnicy „zaimponowali klientom zdolnością do uzyskania korzystnego wyniku zamiast używania wielkich słów.”
Panelista Kevin Nelson, również z Schiff Hardin, pochwalił pismo Buffetta. „Materiały do portfela inwestora są jednymi z najbardziej suchych materiałów, jakie można zobaczyć. Więc fakt, że czyni je interesujące i relatable do publiczności mówi o tym, co możemy zrobić jako pisarzy prawnych, powiedział. Jako zasada kciuka, Schrager powiedział: „Jeśli jest to słowo, że Dickens lub Szekspir użyłby, nie powinno się go używać”. Im bardziej skomplikowana myśl lub koncepcja, tym krótsze powinno być zdanie.
„Jedynym sposobem na poprawienie swojego pisma prawniczego lub jakiegokolwiek rodzaju pisma jest ciągłe robienie tego”, powiedziała.
Eksperci polecili zasoby cyfrowe do pisania:
Wordrake.com oferuje przydatne wskazówki dotyczące jasności i precyzji
Briefcatch.com narzędzie do edycji prawnej, które pomaga dokręcić swoje pismo
Naturalreaders.com pomaga dostrzec brakujące słowa, literówki, błędy interpunkcyjne
PurdueOWL, laboratorium pisania online z ćwiczeniami
Grammar Girl odpowiada na pytania dotyczące gramatyki.
I dwie książki:
„Aspen Handbook for Legal Writers, 3rd edition”, autorstwa Deborah E. Bouchoux.
„Plain English for Lawyers”, autorstwa Richarda Wydicka.