Un rapporto di non conformità, o rapporto di non conformità o NCR, è un documento relativo alla costruzione che riguarda la deviazione delle specifiche o il lavoro che non soddisfa gli standard di qualità. Il rapporto è usato come parte dei processi di controllo della qualità, dettagliando il problema, come si è verificato e come evitare che si ripeta. Un NCR è anche usato per determinare una risoluzione con un cliente e documentare eventuali modifiche correttive apportate.

Elementi del rapporto di non conformità

Un rapporto di non conformità deve includere almeno le seguenti informazioni:

• Qual è il motivo principale della NCR o cosa è andato storto
• Perché il lavoro non soddisfa le specifiche
• Cosa può essere fatto per evitare che il problema si ripeta
• Spiegazione dell’azione correttiva intrapresa o da intraprendere
• Persone chiave coinvolte nella NCR e specifiche interessate dalla NCR

Quando emettere un Non- ConformitàConformance Report

Ci sono molti scenari comuni nell’industria delle costruzioni che richiedono l’emissione di un NCR:

• Lavoro che non è stato costruito come indicato nei disegni approvati rilasciati per la costruzione
• Lavoro che non rispetta le tolleranze specificate come stabilito nelle specifiche del progetto
• Lavoro che viene eseguito utilizzando metodi o standard non approvatimetodi o standard non approvati
• Non si segue il piano di test e ispezione approvato
• I risultati dei test dimostrano che il prodotto non soddisfa gli standard stabiliti e approvati
• Materiale usato che non è stato approvato come sostituto (uguale o simile)
• Il progetto non è accurato e non rappresenta le reali condizioni del campo
• Non è stata seguita la procedura approvata, e difetti di qualità sono stati identificati dal team di progetto

Chi può emettere un NCR?

Un rapporto di non conformità è tipicamente emesso dal consulente del progetto. Il rapporto deve presentare un fatto non discutibile e includere informazioni di backup chiare e sufficienti che supportano la richiesta. L’NCR segue le condizioni concordate per tracciare e chiudere il rapporto dopo che sono state fatte le correzioni appropriate. I rapporti di non conformità spesso sono usati come strumenti di formazione per i team leader per addestrare altri dipendenti per aiutare ad evitare che situazioni simili si ripetano.

Conseguenze dei rapporti di non conformità

Mentre gli NCR sono critici per il controllo della qualità, possono introdurre ulteriori problemi nel contratto. A volte le NCR possono essere viste dalle istituzioni finanziarie come bandiere rosse o possono essere identificate come situazioni di scarso rendimento da parte del contraente, con il potenziale di impatto finanziario sui progetti futuri. In alcune situazioni, le NCR possono aprire la porta a reclami e persino a ulteriori processi di arbitrato. Le NCR possono anche portare a ritardi nel processo di costruzione quando sono necessarie risorse aggiuntive per correggere le situazioni o le aree interessate dal rapporto. C’è un sacco di lavoro cartaceo e di ricerca associato a un NCR, in quanto la parte emittente deve raccogliere informazioni, specifiche, standard e procedure di elenco che sono stati interessati dalla situazione.

Cosa fare quando si riceve un NCR

Se sei il destinatario di un NCR, è necessario agire tempestivamente e come minimo seguire questi passaggi per una rapida risoluzione:

• Incontrare la persona che emette il NCR.
• Attuare l’azione correttiva e assicurarsi attraverso un processo di ispezione che il problema sia stato risolto adeguatamente.
• Rispondere con una lettera formale o un altro documento, delineando il processo che ha portato all’azione che ha innescato la NCR, documentando l’azione per risolvere il problema, e spiegando i passi intrapresi per evitare che il problema si ripeta.
• Assicurati che la tua controparte sia d’accordo e firmi il tuo piano d’azione.