La negoziazione del contratto è il processo di discussione tra le parti di un contratto per finalizzare i termini del contratto. Le parti dei contratti di costruzione possono includere clienti, consulenti, appaltatori, subappaltatori e fornitori, e spesso hanno interessi diversi, e a volte contrastanti, nella forma e nel contenuto del contratto. La negoziazione del contratto di solito comporta un certo grado di compromesso da entrambe le parti per raggiungere un contratto finale che sia accettabile per tutte le parti.

I contratti di costruzione generalmente specificano il costo, gli obblighi delle parti e il programma dei lavori. Poiché i contratti sono accordi legalmente vincolanti, i cui termini possono essere applicati in caso di inadempienza di una delle parti, è importante che i negoziati siano accurati e dettagliati

I progetti possono avere successo o fallire come risultato diretto dei termini e delle condizioni del contratto. Una negoziazione efficace può aiutare a proteggere da rivendicazioni lunghe e costose e dalle procedure di risoluzione delle controversie.

Alcuni elementi di un contratto che possono richiedere una negoziazione includono:

• La somma del contratto.
• Le date di inizio e fine.
• La flessibilità di modificare il programma di costruzione.
• La possibilità di richiedere estensioni di tempo o danni.
• La tempistica per i pagamenti.
• Requisiti assicurativi, garanzie e obbligazioni.
• Lo scopo del lavoro e i doveri.
• Valutazione dei pagamenti e delle variazioni.
• Test e ispezioni.
• L’uso di subappaltatori o subconsulenti.
• Novazione di consulenti o cambio di consulenti.

La preparazione è una parte vitale della negoziazione. È fondamentale che le persone giuste prendano parte alla negoziazione, e che abbiano piena autorità per raggiungere l’accordo, altrimenti potrebbe essere necessario aggiornarsi continuamente e riconvocarsi mentre si cerca l’approvazione. Se le parti negoziali agiscono per conto di qualcun altro, devono essere chiari i limiti della loro autorità.

In genere nei contratti di costruzione, l’amministratore del contratto coordina i negoziati con l’offerente preferito. Le negoziazioni possono essere condotte in fasi diverse dal consulente dei costi, dall’amministratore del contratto, dal progettista principale, dall’architetto o da un rappresentante del cliente come un project manager.

I metodi per un’efficace negoziazione del contratto potrebbero includere:

• Comprendere gli elementi richiesti di un contratto valido.
• Comprendere gli obiettivi che devono essere raggiunti.
• Analizzare tutti i termini negoziabili da includere nel contratto.
• Raccogliere la documentazione per sostenere la posizione di negoziazione. Questo include le offerte di altri offerenti che possono fungere da base per il confronto.
• Creare una lista di controllo delle voci da affrontare durante i negoziati.
• Stabilire un periodo di tempo entro il quale raggiungere un accordo.
• Identificare dove potrebbe esserci una leva per la flessibilità o il compromesso da entrambe le parti.
• Identificare quale potrebbe essere un contratto soddisfacente per entrambi.
• Adattare il linguaggio e l’approccio per rispecchiare quello dell’altra parte nel tentativo di costruire la fiducia – una tecnica nota come “livellamento”.
• Preparare una controfferta a una bozza di contratto.
• Conoscere il punto limite in cui è meglio abbandonare i negoziati.
• Avere un contraente alternativo disponibile nel caso in cui i negoziati falliscano. Questo può anche mettere sotto pressione l’appaltatore per raggiungere un accordo.

Il resoconto degli accordi raggiunti deve essere attentamente redatto e firmato da entrambe le parti in quanto farà parte dei documenti del contratto.

In genere, dopo la negoziazione, l’amministratore del contratto coordinerà la preparazione di un rapporto di gara. Il cliente esamina il rapporto dell’offerta; e se necessario ordina modifiche ai documenti dell’offerta (per esempio se il prezzo proposto è troppo alto). Se richiesto, l’amministratore del contratto coordina gli aggiustamenti ai documenti dell’offerta e richiede un’offerta riveduta dall’offerente(i) preferito(i).

Ci sono molti attributi che sono considerati importanti per un abile negoziatore da possedere. Questi possono includere:

• Avere una buona memoria.
• Essere persuasivo e veloce.
• Capace di ‘livellare’ e guadagnare la fiducia dell’altra parte.
• Bravo a gestire lo stress.
• Efficiente nel preparare informazioni.
• La capacità di ascoltare efficacemente.
• Buon intuito in termini di essere in grado di valutare l’approccio e l’opinione dell’altra parte.
• Disponibilità a concedere o essere flessibile se necessario.

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