La gestione per eccezione (MBE) è una strategia di gestione in cui i manager intervengono solo quando ci sono deviazioni significative dai risultati pianificati. Questi possono essere risultati operativi o finanziari.

Gestire per eccezione. Richiedete un rapporto solo quando c’è una deviazione dal piano.Brian Tracy

Supponendo che le aziende assumano persone competenti, esse sono abbastanza capaci di andare avanti con il loro lavoro senza l’intervento del management. Concentrandosi sugli obiettivi strategici del business e sui piani, i manager sono in grado di aumentare il valore del loro contributo al business. Tuttavia, quando la performance non è all’altezza delle aspettative, i manager dovrebbero intervenire. Queste sono le “eccezioni” in cui l’azione del management è necessaria per assicurare che l’azienda raggiunga i suoi obiettivi.

Come funziona la gestione per eccezione

La gestione per eccezione consiste in quattro passi:

1. Fissare gli obiettivi e definire quale dovrebbe essere la norma
2. Valutare il rendimento per vedere se il rendimento è sulla buona strada
3. Analizzare il lavoro o le registrazioni per determinare dove il rendimento si discosta dagli obiettivi
4. Investigare e risolvere le eccezioni alla norma

Sembra facile, vero? La realtà, tuttavia, non è così facile come può sembrare.

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1. Stabilire gli obiettivi

Il primo passo nel processo di gestione per eccezione è stabilire obiettivi realistici da usare come riferimento. Le aree chiave potrebbero includere le vendite, la produzione e le spese. Sfortunatamente, non si può semplicemente dire “Voglio vendere un milione di dollari di prodotto questo mese”, se si gestisce una piccola azienda, l’obiettivo potrebbe essere irraggiungibile. Se il business è grande, potreste sottovalutare il suo potenziale.

Le aziende di solito guardano i record per determinare le norme corrette. Se volete costruire una piccola percentuale di crescita, fate pure, ma siate realistici. I budget sono un ottimo punto di partenza. Dopo tutto, se avete fissato dei limiti sui costi e degli obiettivi per il fatturato e i profitti, potete usarli per monitorare i progressi.

Ma non volete reagire troppo tardi. Anche un mese di deviazioni potrebbe costarvi caro se rilevate la deviazione solo alla fine del mese. Considerate la possibilità di dividere gli obiettivi e il monitoraggio in pezzi più piccoli che permetteranno al management di essere reattivo.

Ora che avete degli obiettivi, potete definire cosa costituisce una deviazione. Per esempio, lo zero virgola uno per cento in più o in meno del vostro obiettivo non dovrebbe essere un disastro ferroviario, quindi cosa costituisce una deviazione che richiede un’azione di gestione?

Nelle aziende complesse, vengono redatte carte di controllo statistico per determinare l’effetto delle deviazioni, ma se la tua azienda è relativamente semplice, il buon senso e un po’ di calcolo dei numeri dovrebbero darti le risposte.

1. Valutare le prestazioni

Prima di poter valutare le prestazioni, avete bisogno di registrazioni accurate e in tempo reale. Quali dati raccoglierete? Come li raccoglierete? Con quale frequenza li valuterete? Le prime due domande dipendono da voi e dal vostro business, ma l’ultima ha una risposta generale: più frequentemente potete valutare i dati sulle prestazioni, più velocemente individuerete le deviazioni, le esaminerete e le affronterete.

Siccome raccogliere manualmente una grande quantità di dati può richiedere più tempo di quello che la gestione per eccezione dovrebbe far risparmiare, è meglio automatizzare la registrazione e l’analisi. Così, un software che monitorizza, riporta e analizza i flussi di lavoro e un software di contabilità che produce analisi finanziarie sarebbero esempi di software che troverete utili.

1. Analizzare le vostre deviazioni

Sarà molto raro ottenere risultati che corrispondano ai vostri obiettivi fino all’ultimo dettaglio. Tuttavia, non ha senso indagare su deviazioni insignificanti, quindi l’analisi si basa sulla significatività. Quando analizzi i tuoi rapporti, giungerai a una delle due conclusioni:

• Non c’è stata alcuna deviazione significativa. In questo caso, non c’è bisogno di ulteriori azioni.
• Una o più deviazioni sono significative. Se si arriva a questa conclusione, è il momento di agire. Se i dati sono analizzati da un dipendente o da un manager junior, devono sapere chi prenderà l’azione richiesta e cosa riferire ai loro superiori.

Se state gestendo una deviazione, il primo passo è vedere perché è successo. Potrebbe essere semplicemente un errore nei dati. In alternativa, potrebbe esserci un’ottima ragione per la deviazione. Per esempio, se vendi gelati, una giornata fredda farà crollare le tue vendite. Le deviazioni possono anche essere una buona cosa. Forse il tuo staff sta provando un processo più efficiente, o c’è stato un risparmio significativo su un costo previsto.

1. Risolvere le eccezioni

Ora che sai quali criteri di performance non sono stati soddisfatti o sono stati superati e perché è successo, sta a te come manager decidere quale azione correttiva prendere. Inoltre, devi decidere se è probabile che l’eccezione si ripeta e se ha un impatto su altri obiettivi. La natura mutevole dell’ambiente aziendale, sia interno che esterno, significa che avrete bisogno di rivedere e rivedere continuamente i vostri benchmark.

Diciamo che le spese aziendali sono aumentate del tre per cento. Dovete rivedere i vostri obiettivi di vendita? Sarebbe realistico farlo? Ci sono aree in cui potreste risparmiare sui costi per mitigare gli effetti dell’aumento dei prezzi? Come influiranno questi cambiamenti sui vostri benchmark?

Svantaggi della gestione per eccezione

Migliore uso del tempo di gestione: Il vantaggio più ovvio della gestione per eccezione è il modo in cui influisce su come i manager usano il loro tempo. Perché monitorare, analizzare e microgestire le cose che stanno andando bene? Quando le cose vanno bene, i dipendenti possono prendere le loro decisioni, lasciando i manager liberi di concentrarsi sul processo decisionale relativo alle aree problematiche.

Risposta rapida: Se i vostri sistemi di monitoraggio sono reattivi e aggiornati, la gestione per eccezione individua i problemi in tempo utile. Se i sistemi automatici vi avvisano dei problemi immediatamente, tanto meglio. Non c’è tempo perché la deviazione abbia un effetto aggravato.

Motiva il personale ad agire: Alla maggior parte delle persone piace essere in grado di andare avanti con il proprio lavoro con un intervento minimo del management. Permette loro di prendere decisioni, provare nuove cose che producono risultati migliori, e li aiuta a “possedere” le loro aree di compito.

Svantaggi della gestione per eccezione

È buona solo quanto il sistema: Tutti e quattro i passi del sistema devono essere gestiti con attenzione. Per esempio, se hai deciso che una deviazione del 6% è significativa, ma in realtà, una deviazione del 4% avrà gravi conseguenze, perderai l’occasione di intervenire prima che il danno sia fatto.

Necessita di un monitoraggio dettagliato: Senza sistemi di monitoraggio automatizzati, ci sarà un sacco di raccolta dati manuale e di reporting. Questo costa tempo, e il tempo costa denaro.

I manager devono essere prima di tutto dei problem solver: La capacità di risolvere i problemi è essenziale per una buona gestione, ma a volte il manager potrebbe non avere tutte le risposte. Il personale di prima linea potrebbe già sapere cosa fare, ma poiché devono consultare i loro manager sulle deviazioni, la gestione per eccezione può persino ritardare la risoluzione dei problemi.

È reattiva: Se si adotta la gestione per eccezione nella sua forma più pura, si sta solo reagendo ai problemi. Che ne dici di lavorare proattivamente per evitare che si verifichino?

Tallyfy e la gestione per eccezione

Quando si tratta di gestire e monitorare i flussi di lavoro, Tallyfy è lo strumento definitivo per le aziende. Non si tratta solo di assegnare il lavoro e passarlo di mano in mano finché non è finito. Puoi usarlo per controllare le prestazioni in tempo reale, e le funzioni di analisi ti permettono di cercare la fonte delle eccezioni che puoi vedere.

Gestione per eccezione significa che il tuo staff deve essere estremamente organizzato e i compiti devono essere affrontati sistematicamente. Ma anche se non state puntando alla MBE nella sua forma più pura, essere sistematici e organizzati è un ottimo modo per migliorare l’efficienza. E poiché le deviazioni sono facili da individuare, fornisce anche una piattaforma eccellente per provare nuovi sistemi che potrebbero avere implicazioni di vasta portata per la produttività complessiva del vostro business.

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