Hai sentito parlare del Cynefin Framework? Potreste chiedere: “Di cosa stai parlando e come si pronuncia la parola “Cynefin”?”

Cynefin (kun-ev-in) è la parola gallese per habitat. Il Cynefin Framework è un quadro concettuale che è stato sviluppato da IBM durante i primi anni 2000 ed è stato etichettato come un “dispositivo di creazione di senso”. Questo quadro ha continuato ad evolversi attraverso il lavoro di Dave Snowden e del Cynefin Centre.

L’idea centrale del quadro è di offrire ai decisori un “senso di luogo” per visualizzare le loro percezioni nel trattare una situazione o un problema. Non tutte le situazioni sono uguali, e questo quadro aiuta a definire quale risposta è necessaria per una data situazione o problema.

È un eccellente modello per aiutare a categorizzare la situazione e aiuta a stabilire come possiamo approcciare queste diverse situazioni, spiegando le caratteristiche di ogni categoria per aiutarci a riconoscere e definire la situazione attuale.

Avere una buona soluzione a un problema è fantastico, ma applicarla nella situazione o nel contesto sbagliato può portare a risultati più complicati o dannosi.

Fare uso del quadro può aiutare a strutturare l’approccio per trovare la soluzione corretta che corrisponda alle condizioni del problema. Poi i nostri strumenti di problem solving più tradizionali possono essere usati per le categorie appropriate.

“Diverse situazioni problematiche garantiscono diversi approcci per trovare la giusta soluzione”, suppone Snowden.

Ci sono quattro categorie nel Cynefin Framework; ovvio, complicato, complesso e caotico. Il quinto settore, Disordine, riempie il centro delle categorie.

Le cinque categorie del Cynefin Framework

Il Cynefin offre la possibilità di definire qualsiasi situazione o problema in una delle cinque categorie.

Obvious

Obvious (precedentemente noto come Simple) è la categoria delle Best Practices, e c’è una relazione diretta tra causa ed effetto del problema che può essere vista da tutti. La risposta giusta è ovvia e indiscussa all’interno del gruppo. Questo è il settore delle migliori pratiche all’interno del vostro gruppo industriale.

Le caratteristiche della categoria ovvia sono:

• La chiara relazione di causa ed effetto è evidente per tutti
• Esiste un’unica risposta corretta
• È richiesto un approccio basato sui fatti
• L’enunciato del problema è compreso, e la soluzione è evidente
• Semplici metodi di risoluzione dei problemi possono essere applicati
• La situazione richiede una competenza minima per essere risolta

Complicato

Complicato è la categoria dove si possono trovare buone pratiche. Qui ci sono più risposte giuste, ed è necessaria una diagnosi esperta per capirle. Questo settore richiede approcci più quantitativi come il Value Stream Mapping, e Six Sigma è particolarmente adatto.

Caratteristiche della categoria Complicato:

• Sono disponibili più risposte giuste
• Un’idea generale delle incognite conosciute
• Sai quali sono le domande a cui devi rispondere
• Non sai come ottenere le risposte
• Il problema è più prevedibile che imprevedibile
• La relazione causa-effetto non è immediatamente nota ma è scopribile con abbastanza tempo

Complesso

Il complesso è la categoria dove le soluzioni sono scoperte sviluppando un ambiente sicuro per la sperimentazione. Questa sperimentazione ci permette di scoprire informazioni importanti che portano alla creazione di nuove soluzioni emergenti.

Questi problemi sono sempre più imprevedibili che prevedibili. Il senno di poi può solo dirci se c’è una risposta giusta mentre esploriamo il problema. Solo con esperimenti dettagliati, ispezioni e risultati possiamo basare le decisioni. I risultati attuali possono poi essere usati per definire il prossimo passo verso una soluzione. In queste situazioni la nostra capacità di sondare (esplorare), sentire (ispezionare) e rispondere (adattare) è fondamentale.

Caratteristiche della categoria Complesso:

• Ci sono incognite sconosciute
• Anche il punto di partenza richiede sperimentazione
• Le domande giuste da fare hanno bisogno di esplorazione
• La soluzione è evidente solo una volta scoperta

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• Il settore delle idee di emergenza
• Le soluzioni di routine non si applicano
• I livelli più alti di interazione e comunicazione sono essenziali

Chaotico

I problemi caotici richiedono una risposta rapida. Quando c’è una crisi è necessaria un’azione immediata per prevenire ulteriori danni e per riportare la situazione ad un ambiente normale. In questa categoria non ci interessa iniziare le indagini, la raccolta dei dati e il lavoro di analisi che porta a correggere la causa.

In questo settore è richiesta la capacità di agire immediatamente e con decisione per correggere i sintomi, come tappare il buco nello scafo di una nave che affonda. Per esempio, considerate i difetti di produzione; la vostra azione iniziale è quella di correggere rapidamente il problema che crea il difetto e poi di contenerne gli effetti. Questa soluzione rapida non corregge la causa sottostante, ma il contenimento è più importante in questa fase.

Caratteristiche della categoria Caotica:

• La priorità immediata è il contenimento
• La soluzione non deve essere la migliore, perché il tempo di risposta è più importante
• Una volta fermata la perdita, puoi prendere fiato e determinare in quale settore si inserisce il problema
• Settore per nuove soluzioni
• Nessuno sa con certezza quale possa essere la risposta
• Cercare prima ciò che funziona invece della soluzione giusta
• Molte decisioni da prendere, nessun tempo per pensare
• Azione immediata per ristabilire l’ordine

Disordine

Il disordine è lo spazio in mezzo. Questa categoria si applica a quelle situazioni in cui non si sa quale degli altri settori applicare. Questo può essere un posto molto difficile in cui trovarsi poiché non si ha idea di come percepire la situazione. Qui si può vedere che le persone opereranno in base alla modalità Firefighting, agendo in linea con le preferenze personali e non fermandosi a correggere la situazione.

Il modo di affrontare il Disordine è quello di iniziare a scomporre la situazione in problemi più piccoli. Poi riapplicare il problema ad una delle quattro categorie e lavorare ad una soluzione. Prendete le rocce grandi e trasformatele in rocce più piccole. Siate sempre alla ricerca di problemi caotici perché è pericoloso quando i problemi non vengono affrontati e non c’è un processo in atto per correggerli. La vostra priorità deve essere quella di lavorare su un modo per spostarsi in una categoria conosciuta.

Caratteristiche della categoria Disordine:

• Se il problema o la situazione non rientra in altre quattro categorie allora è Disordine.
• Il modo di combattere il fuoco è l’approccio comune per affrontare la situazione
• Sono in atto forti preferenze personali
• Nessun tempo per correggere la situazione
• Accontentarsi di un cattivo processo

Definire gli approcci con il quadro Cynefin

Il quadro Cynefin è uno strumento utile per aiutare a definire una situazione e per elaborare il miglior approccio per trovare le giuste soluzioni. In seguito vedremo i diversi approcci che possono essere applicati per ogni categoria.

Approccio per problemi ovvi:

1. I problemi sono ben noti
2. Sentire i fatti della situazione e raccogliere dati
3. Categorizzare i fatti in gruppi noti
4. Basare le risposte su soluzioni ben note o buone pratiche stabilite
   implementare e rivedere le soluzioni

Approccio per problemi complicati:

1. Valutate la situazione e individuate il problema
2. Indagate diverse opzioni
3. Analizza grandi gruppi di dati, se necessario
4. Utilizzare la conoscenza degli esperti per ottenere una visione
5. Utilizzare le metriche per ottenere il controllo
6. Basare la risposta sulla buona pratica e
7. Determinare una linea d’azione
8. Eseguire il piano, seguendo il ciclo Plan, Do, Check, Act

Approccio per problemi complessi:

1. Esplorare per conoscere il problema, poiché richiedono più creatività e capacità di pensiero innovativo
2. Sviluppare una teoria e sperimentare per raccogliere più conoscenze
3. Sperimentazione per scoprire modelli e acquisire più conoscenze
4. Ripetere secondo necessità, con l’obiettivo di spostare il tuo problema in un’altra categoria
5. Esegui e valuta, seguendo il ciclo Plan, Do, Check, Act

Approccio per problemi caotici:

1. Qualcuno deve farsi carico e agire
2. Tagliare tutte le azioni
3. Raggiungere un livello di misura di controllo
4. Poi valutare la situazione e determinare i passi successivi
5. Agire per correggere la causa spostando il problema in un’altra categoria

Approccio per problemi di disordine:

1. Raccogliere più informazioni
2. Definire le conoscenze e le incognite
3. Dividere in parti e spostare progressivamente ogni parte in un’altra categoria
4. Focalizzarsi sull’attività e non sulla persona

Somma Il Quadro di Cynefin

Il Quadro di Cynefin è un eccellente modello che aiuta a definire come possiamo approcciare queste diverse situazioni e spiega anche le caratteristiche che ci aiutano a riconoscere la situazione attuale. Una volta definita la situazione, è possibile utilizzare gli approcci appropriati per la risoluzione dei problemi.

Questo quadro non è utile solo nell’ambito dei consulenti e degli alti dirigenti. Come modello generale, è facilmente applicabile a tutti i livelli della vostra organizzazione e con questo semplice approccio, si possono ottenere grandi intuizioni quando viene applicato. Così, quando l’approccio corretto è abbinato alla situazione corrispondente, si può raggiungere un livello superiore di successo.

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