(Nota: questo post è stato originariamente pubblicato nel settembre 2018 ed è stato aggiornato per riflettere le attuali best practice di sourcing di Microsoft.)

Il programma EA di Microsoft è progettato per le aziende che stanno facendo grandi impegni per i prodotti Microsoft. Ci sono tre tipi di prodotti che si possono acquistare sotto l’accordo Enterprise: Prodotti Enterprise, Prodotti Aggiuntivi e Servizi Online.

Il “Prodotto Enterprise” è ciò che rende un accordo Enterprise, beh, “enterprise”. Ci sono diversi prodotti che sono classificati come di livello enterprise – Office Professional, il sistema operativo Windows, la licenza Core o Enterprise Client Access, e alcuni abbonamenti Office 365. Un cliente deve scegliere di acquistare un prodotto “enterprise” per tutti i suoi utenti qualificati o dispositivi qualificati. Non si può dire, per esempio, che abbiamo 10.000 dispositivi ma firmiamo un EA per 5.000 dispositivi. Il “Prodotto aggiuntivo” copre la maggior parte degli altri prodotti – Visio, Project, Windows Server, Exchange Server, ecc. – e questi prodotti possono essere acquistati su una base à la carte.

Alla conclusione dell’accordo Enterprise riceverete diritti d’uso perpetuo per Enterprise e per i prodotti aggiuntivi. Gli Online Services, tuttavia, sono quei prodotti per i quali riceverete diritti d’uso temporanei solo durante la durata del contratto. Non riceverete mai licenze perpetue per un prodotto Online Services. Microsoft si sta, ovviamente, muovendo verso un modello di abbonamento per molti dei suoi prodotti, specialmente i prodotti Microsoft 365.

Uno dei vantaggi del programma EA è che vi viene richiesto di contare le licenze perpetue distribuite solo una volta all’anno. Detto in un altro modo, una volta aggiunta una licenza perpetua all’accordo, vi è permesso di distribuire tutte le istanze che volete durante l’anno. Tuttavia, è necessario contare il numero di licenze incrementali distribuite e presentare il pagamento a Microsoft alla fine dell’anno. I prodotti Online Services sono in genere concessi in licenza su base mensile, ma Microsoft permette di effettuare una prenotazione (essenzialmente un ordine) nel mese in cui si inizia a utilizzare gli Online Services incrementali e di rimandare il pagamento alla fine dell’anno.

Quindi, come si fa a contare il numero di istanze distribuite dei prodotti Microsoft? Alcuni clienti utilizzano sofisticati sistemi di gestione delle risorse che permettono loro di analizzare il loro ambiente e creare rapporti di distribuzione al volo. Altri tengono un’attenta registrazione delle distribuzioni incrementali nel corso dell’anno. Più grande è l’organizzazione, più complesso è il processo. In definitiva, però, alla fine dell’anno, si richiede di presentare un rapporto di riepilogo a Microsoft e di pagare per qualsiasi utilizzo incrementale.

Aggiungere nuovi prodotti al tuo Microsoft EA

I clienti che eseguono il Microsoft EA devono sapere che l’accordo ha processi rigorosamente definiti per aggiungere nuovi prodotti all’accordo. È possibile “aggiungere prodotti” per prodotti non ordinati in precedenza, o è possibile aggiungere l’utilizzo incrementale per prodotti ordinati in precedenza tramite il processo annuale di “true-up”:

f. Aggiunta di Prodotti.

(i) Aggiunta di nuovi Prodotti non ordinati in precedenza. Nuovi Prodotti Enterprise o Enterprise Online Services possono essere aggiunti in qualsiasi momento contattando un Microsoft Account Manager o un Software Advisor. I nuovi Prodotti Aggiuntivi, diversi dai Servizi Online, possono essere utilizzati se l’ordine viene effettuato nel mese in cui il Prodotto viene utilizzato per la prima volta. Per i Prodotti Aggiuntivi che sono Servizi Online, è necessario un ordine iniziale per il Servizio Online prima dell’utilizzo.

(ii) Aggiunta di Licenze per Prodotti precedentemente ordinati. Le Licenze aggiuntive per i Prodotti precedentemente ordinati diversi dagli Online Services possono essere aggiunte in qualsiasi momento, ma devono essere incluse nel successivo ordine true-up. Le Licenze aggiuntive per gli Online Services devono essere ordinate prima dell’uso a meno che gli Online Services siano (1) identificati come idonei per l’allineamento nelle Condizioni del Prodotto o (2) inclusi come parte di altre Licenze.

g. Requisiti di allineamento. L’Affiliato iscritto deve presentare un ordine di true-up annuale che tenga conto di qualsiasi cambiamento dall’ordine iniziale o dall’ultimo ordine. Se non ci sono cambiamenti, allora deve essere presentata una dichiarazione di aggiornamento invece di un ordine true-up.

(i) Prodotti Enterprise. Per i Prodotti Enterprise, l’Affiliato iscritto deve determinare il numero di Dispositivi Qualificati e di Utenti Qualificati (se ordina Licenze basate sull’utente) al momento in cui viene effettuato l’ordine true-up e deve ordinare Licenze aggiuntive per tutti i Dispositivi Qualificati e gli Utenti Qualificati che non sono già coperti da Licenze esistenti, compresi eventuali Servizi Online Enterprise.

(ii) Prodotti Aggiuntivi. Per i Prodotti Aggiuntivi che sono stati precedentemente ordinati ai sensi della presente Iscrizione, l’Affiliato iscritto deve determinare il numero massimo di Prodotti Aggiuntivi utilizzati a partire dall’ultimo ordine iniziale, dall’ultimo ordine di verifica o dalla data di anniversario precedente e presentare un ordine di verifica che tenga conto di qualsiasi aumento

(iii) Servizi Online. Per gli Online Services identificati come idonei per l’allineamento nelle Condizioni del Prodotto, l’Affiliato iscritto può riservare le Licenze aggiuntive prima dell’uso e il pagamento può essere rinviato fino al successivo ordine di allineamento. Microsoft fornirà un rapporto sulle Licenze Riservate in eccesso rispetto agli ordini esistenti all’Affiliato Iscritto e al suo Consulente Software. Le licenze riservate saranno fatturate retroattivamente al mese in cui sono state riservate.

Questa è un’area delle licenze che NPI deve spesso aiutare i clienti a riflettere.

Considerazioni sui tempi per il tuo prossimo True-up Microsoft EA

Quando è dovuto il true-up a Microsoft? L’ultima Enterprise Enrollment afferma quanto segue:

(iv) Periodo dell’ordine di true-up. L’ordine true-up o la dichiarazione di aggiornamento devono essere ricevuti da Microsoft tra 60 e 30 giorni prima di ogni data di anniversario dell’iscrizione. L’ordine true-up del terzo anno o la dichiarazione di aggiornamento devono essere ricevuti entro 30 giorni prima della Data di Scadenza, e qualsiasi prenotazione di licenza entro questo periodo di 30 giorni non sarà accettata. L’Affiliato iscritto può presentare ordini true-up più spesso per tenere conto degli aumenti nell’uso del Prodotto, ma un ordine true-up annuale o una dichiarazione di aggiornamento deve ancora essere presentata durante il periodo di ordine annuale.

Questo sembra chiaro, indicando che per i primi due anni del tuo contratto il true-up è dovuto almeno 30 giorni prima dell’anniversario del contratto. Il true-up del terzo anno? Entro 30 giorni prima della data di scadenza. Notate l’uso della parola “entro” 30 giorni prima della data di scadenza contro “entro”. Microsoft spesso (erroneamente) usa la seconda interpretazione e informerà i clienti che questa dichiarazione significa che il rapporto è dovuto 30 giorni prima della scadenza dell’accordo. Mentre è ragionevole per Microsoft capire la crescita dell’ultimo anno al fine di preparare una scheda dei prezzi del cliente per l’accordo di rinnovo, l’obbligo è semplicemente quello di presentare prima della scadenza dell’accordo.

Le prenotazioni online sono il metodo utilizzato per aggiungere utenti incrementali per i prodotti online, con il requisito che gli ordini devono essere presentati su base mensile (al fine di attivare gli utenti incrementali all’interno del portale Microsoft). Usando questo metodo, il pagamento è rimandato fino alla prossima data di anniversario del contratto. Nota che Microsoft non permette di aggiungere prenotazioni di licenze nell’ultimo mese del contratto. Mentre la maggior parte dei clienti saprà di quanti utenti avrà bisogno in quell’ultimo mese (e richiederà una nuova prenotazione nel penultimo mese dell’iscrizione), a volte clienti molto grandi possono aspettarsi trattative estese che possono andare oltre la data di scadenza del contratto.

Se credi che questo possa accadere con la tua organizzazione (non è terribilmente raro), sarà importante presentare una prenotazione nel penultimo mese per coprire il tuo run rate per l’ultimo mese, e forse il primo mese del contratto di rinnovo. Certo, pagherete solo fino alla fine dell’attuale termine di iscrizione, ma avrete il vantaggio di poter aggiungere quegli utenti incrementali nell’ultimo mese di iscrizione per aiutarvi a coprire l’ultimo mese e – forse – il primo mese del termine di rinnovo mentre state ancora negoziando il vostro accordo di rinnovo.

Ricordate: I true-up di Microsoft EA non dovrebbero essere condotti con il pilota automatico. Come ogni acquisto o rinnovo Microsoft, c’è un’opportunità di ottimizzazione.

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