Siccome i product manager riempiono lo spazio bianco tra i dipartimenti e hanno così tanti compiti da svolgere, passiamo costantemente da un contesto all’altro.
Per esempio, un momento stiamo scrivendo l’agenda di una riunione, e il minuto dopo veniamo trascinati in una war room urgente per la risoluzione di un bug.
Il context switching di solito causa grandi perdite. Di seguito presenterò alcune ricerche che dimostrano l’alto impatto negativo del context switching.
Tuttavia, allo stesso tempo, i product manager di solito non hanno il lusso di lavorare con tempo ininterrotto, in particolare perché abbiamo così tante responsabilità e riempiamo lo spazio bianco.
Perciò, esploreremo il context switching in due articoli.
In questo primo articolo, camminerò attraverso i costi del context switching, e condividerò consigli convenzionali su come prevenire il context switching.
Nel nostro secondo articolo, fornirò le migliori pratiche su come cambiare contesto in modo più efficace, nello scenario altamente probabile in cui non si è in grado di evitare che accada.
Perciò parliamo del perché il cambio di contesto è incredibilmente costoso, e cosa si può fare per prevenirlo.
La ricerca ha dimostrato che cambiare contesto impone costi importanti sulla produttività e l’efficacia delle persone.
Per esempio, l’American Psychological Association ha raccolto più studi sul cambio di contesto. Uno studio ha dimostrato che i partecipanti perdono tempo per tutti i compiti quando passano da un compito all’altro, e che perdono più tempo quando passano da un compito complesso all’altro.
Il blog Trello afferma che il costo della perdita di produttività dovuta al multitasking è di 450 miliardi di dollari. Questa perdita economica è dovuta al fatto che ci vogliono in media 25 minuti per riprendere un compito dopo essere stati interrotti, e che il multitasking riduce temporaneamente le prestazioni mentali.
Il blog Sprk’d ha questo comodo grafico qui sotto che dimostra che per ogni progetto aggiuntivo assunto contemporaneamente, le persone perdono quote sempre maggiori di tempo produttivo.
Questo bel fumetto di Jason Heeris dimostra cosa succede quando si interrompe un programmatore – che è facilmente applicabile anche a quello che succede quando si interrompe un product manager.
Sulla base di ricerche, aneddoti ed esperienze, è abbastanza chiaro che il context switching è altamente dannoso per la produttività.
Come prevenire il context switching
La maggior parte dei consigli afferma che dovremmo progettare attivamente le nostre giornate in modo da avere tempo ininterrotto per concentrarci.
Le persone più produttive non sono quelle che hanno la forza di volontà per costringersi a concentrarsi, ma piuttosto quelle che non sono soggette al context switching dal loro ambiente.
In superficie, questo consiglio può sembrare inattuabile. Dopo tutto, siamo circondati da distrazioni: dobbiamo prestare attenzione alle e-mail, alle nostre chat di lavoro, ai nostri telefoni, e ai colleghi che potrebbero venire da noi.
Tuttavia, studio dopo studio dimostra che la produttività e i risultati vengono dall’evitare distrazioni e tentazioni.
In un popolare post del blog di Benjamin Hardy, l’autore afferma quanto segue: “il miglior uso delle tue scelte è progettare consapevolmente ambienti che facilitino i tuoi impegni.”
Il blog di produttività Trello fornisce il seguente consiglio: “se ti accorgi di essere costantemente distolto dal tuo lavoro a causa dei messaggi di testo, spegni le notifiche del tuo telefono mentre stai facendo un lavoro profondo; in questo modo, elimini tutte le decisioni inutili che accompagnano la tua abitudine al testo (come se smettere di lavorare e guardare il testo, se rispondere, o se continuare la conversazione) e puoi mettere quell’energia per lavorare effettivamente.”
Piuttosto che considerare come ridurre al minimo il cambio di contesto a livello di attività per attività, considerare le seguenti tattiche per ridurre al minimo il cambio di contesto in generale.
1) Consolidare i vostri tempi di riunione ricorrenti insieme, lontano dal vostro tempo di lavoro profondo. Asana e altre aziende tecnologiche hanno implementato il mercoledì senza riunioni, come funzione forzante per incoraggiare tutti a consolidare le riunioni.
Dopotutto, sarete molto più produttivi se avete un blocco solido di 4 ore per lavorare, piuttosto che avere riunioni sparse per tutto il giorno, poiché ogni riunione vi costringe a cambiare contesto.
2) Determinate il vostro programma di risposta. Non è necessario rispondere alla chat o alle email in tempo reale.
Pensa al vero impatto dei tuoi tempi di risposta – pochissime iniziative falliranno solo perché hai impiegato 1 ora per rispondere invece di 1 minuto.
Questo consiglio può sembrare controintuitivo. Alla maggior parte di noi piace segretamente rispondere alle e-mail perché ci fa sentire produttivi.
Tuttavia, ogni volta che rispondete, vi spostate dal vostro compito attivo. Le emozioni possono essere ingannevoli – potresti sentirti produttivo, ma in realtà potresti non esserlo!
Porta sul tuo calendario gli orari per rispondere esplicitamente alle email e alle chat, poi spegni il telefono e chiudi le tue app di email e chat fino al momento di rispondere.
Posso onestamente dirti che la prima volta che ho provato a fare così, ho avuto molta ansia. E se mi perdo qualcosa di importante?
Ma, dopo essermi attenuto a orari di risposta espliciti per circa un mese, ho scoperto che la mia ansia è stata invece sostituita da una profonda soddisfazione. Fa paura, ma ne vale la pena.
Inoltre, se qualcosa è davvero incredibilmente urgente e ti capita di perderlo, qualcuno ti troverà di persona!
3) Pianifica le ore di ufficio. Fornite ai vostri colleghi delle chiare regole di ingaggio, ed esempi di quali tipi di domande fare durante l’orario d’ufficio.
Questo consiglio è particolarmente rilevante per i product manager che lavorano su prodotti molto visibili, o prodotti ad alta adozione.
Creando un orario prestabilito in cui i colleghi possono avvicinarsi a voi con delle domande, riducete la probabilità che qualcuno vi contatti mentre siete nel bel mezzo di qualcos’altro.
La maggior parte delle persone esercita il buon senso quando vi contatta. A meno che non sia urgente, le parti interessate informate generalmente terranno le loro domande fino al vostro tempo di discussione ricorrente.
4) Bloccate i tempi per la messa a fuoco profonda.
Questa tattica è particolarmente rilevante per situazioni ad alta leva, come determinare la strategia di prodotto per il resto dell’anno.
Fissate un incontro con voi stessi sul vostro calendario, e prenotate una stanza per questo tempo. Osservando i calendari, ho visto queste “riunioni di messa a fuoco” variare da 2 ore a 4 ore, a seconda della grandezza del compito da svolgere.
Informate i vostri compagni e colleghi che non dovete essere disturbati durante questo periodo di tempo critico, e condividete con loro il motivo per cui avete bisogno di concentrarvi.
Ripianifica o declina qualsiasi riunione che sia in conflitto con la tua riunione di messa a fuoco.
Facendo così, ti garantisci che sarai in grado di affrontare ciò che è veramente importante, piuttosto che affrontare un lavoro urgente ma non critico.
5) Dai le priorità senza pietà e declina gli impegni a bassa priorità.
Non partecipare alle riunioni se gli ordini del giorno non sono chiari. Non riempire lo spazio bianco se non sposta l’ago della bilancia. Dite no alle cose che non contano.
Un modo per stabilire le priorità è usare la scatola di Eisenhower, che classifica i compiti in base all’importanza e all’urgenza, poi raccomanda azioni basate su queste classificazioni.
Ricordate – parte della gestione del prodotto è decidere “quali decisioni sono effettivamente le più importanti?” La prioritizzazione è la chiave per ottenere un impatto! Meno impegni aperti hai, meno probabilità hai di dover cambiare contesto.
Sommario
Il cambio di contesto è molto costoso – riduce la produttività e l’efficacia. Questo fatto è particolarmente vero per i product manager, poiché possiamo prendere la decisione migliore solo comprendendo profondamente il contesto dietro la decisione.
Uno dei modi migliori per affrontare il cambio di contesto è progettare il tuo programma in modo da evitare il cambio di contesto.
Per farlo, prova le seguenti tattiche: consolida i tuoi tempi di riunione, determina il tuo programma di risposta, pianifica le ore di ufficio, blocca il tempo di concentrazione e dai priorità senza pietà.
Ovviamente, dato che i product manager riempiono lo spazio bianco, non abbiamo sempre la possibilità o il lusso di ridisegnare il nostro programma per prevenire completamente il context switching.
Pertanto, nel nostro prossimo articolo, discuteremo come ottimizzare il context switching.