Un dipendente che non chiama e non si presenta è un caso in cui non ottiene l’approvazione preventiva per perdere un giorno libero e poi semplicemente non si presenta o non chiama. In alcuni casi, c’è una buona scusa, come un incidente d’auto. Tuttavia, nella maggior parte dei casi, una mancata presentazione richiede attenzione da parte della leadership.

Se vi trovate spesso ad avere a che fare con questa situazione, usate questi passi per sviluppare un’efficace politica di mancata chiamata e mancata presentazione:

Disponete una politica di mancata chiamata e mancata presentazione

Installate una politica all’interno del vostro manuale per i dipendenti che delinea le linee guida per la mancata partecipazione al lavoro. Dovrebbe affrontare tutte le questioni relative alle assenze come:

• Come richiedere tempo libero
• Come usare i giorni personali
• Come gestire i giorni di malattia all’ultimo minuto
• Se è richiesta la documentazione (note firmate)
• Come comunicare con gli altri membri del team per riempire il tuo turno
• Conseguenze per la mancata chiamata, no-show

Una volta che tutti i dipendenti sanno qual è la politica e hanno firmato una rinuncia a tal fine, è possibile tenerli responsabili per no-show. Assicuratevi che la vostra politica spieghi cos’è una mancata presentazione e le conseguenze di questo tipo di assenza al lavoro.

Suggerimento: Potrebbe anche essere saggio avere un avvocato del lavoro che esamini le vostre politiche per assicurarsi che siano legalmente vincolanti nel vostro stato.

Far rispettare la politica

Una volta creata la vostra politica, dovete farla rispettare in modo coerente e trattare tutti i dipendenti allo stesso modo.

In alcune aziende, viene sostenuta una politica di tolleranza zero, dove un caso di non presentarsi al lavoro può portare al licenziamento immediato. Altri possono implementare il processo “3-strike”, dove i dipendenti ricevono un avvertimento scritto alla prima occasione.

Considerare questi suggerimenti quando si applicano le regole della politica:

• Prendere la persona da parte per una discussione individuale. Parla del problema. Discutete su come il fatto di essere in ritardo o di non presentarsi al lavoro influenzi gli altri dipendenti e la produzione.
• Discutete sull’importanza di ogni dipendente, a tempo pieno o part-time, nel soddisfare le esigenze del cliente.
• Indica che il datore di lavoro ha il diritto di licenziare il dipendente, non importa quanto sia prezioso, come risultato del tempo mancante.
• Chiedete al dipendente di spiegare l’assenza. Può essere un problema di programmazione del tempo o può essere dovuto a una mancanza di motivazione. Chiedi al dipendente quali sono i suoi obiettivi a lungo termine all’interno dell’azienda. Poi crea un piano d’azione per ridurre al minimo il tempo perso al lavoro.
• Stabilisci delle conseguenze specifiche legate al tempo perso. Documentate ogni caso del problema. Seguite l’azione richiesta che avete delineato con il dipendente.

Qualunque siano i vostri obiettivi, assicuratevi di farli rispettare in modo uniforme su tutti i dipendenti e la direzione. In questo modo si manda un messaggio che non si tollerano le assenze senza chiamata.

Migliorate le vostre pratiche di programmazione

Molte applicazioni di programmazione dei dipendenti ora offrono un modo semplice e chiaro per le persone di richiedere tempo libero e, cosa più importante, danno loro il potere di riempire i propri turni.

La flessibilità sul posto di lavoro è un bonus enorme per i dipendenti, in modo da rendere il più facile possibile per loro di prendere la proprietà e trovare un sostituto, se necessario.

Si può anche implementare una lista di reperibilità, che comprende un elenco di persone che hanno optato per raccogliere ore extra.

Nota: Assicurati di includere clausole nella tua no-call, no-show politica intorno al vostro software. Per esempio, se i dipendenti cercano i propri sostituti, puoi chiedere che queste richieste siano inviate ai manager per l’approvazione.

Insegna le regole ai nuovi dipendenti

E’ importante assicurarsi che i nuovi dipendenti siano informati subito sulla tua politica sulle presenze e assenze al lavoro.

Come datore di lavoro, potresti voler ospitare un orientamento o un incontro iniziale con ogni nuovo assunto. Per esempio, i nuovi arrivati possono passare un’ora o due con il responsabile delle assunzioni per esaminare la documentazione e le politiche relative al lavoro, comprese le assenze.

Durante questa sessione iniziale, si dovrebbe:

• Fornire ai dipendenti informazioni sulle loro opzioni per chiamare in malattia o per i giorni liberi.
• Mostra loro quanto sia importante per ogni dipendente programmato di essere al lavoro in tempo per servire i clienti o mantenere la produttività.
• Discuti i passi per sostituire un dipendente che può essere malato.

Facendo queste informazioni, non solo i nuovi dipendenti conosceranno le regole, ma capiranno le tue motivazioni. Questo può dare loro un maggiore rispetto per la politica.

Comunicare con i vostri dipendenti

Un’ultima considerazione per i datori di lavoro e i proprietari di aziende è di guardare al perché questo sta accadendo.

Parlare con i vostri dipendenti delle ragioni dietro queste assenze vi aiuterà a prevenirle in futuro.

Alcuni motivi comuni per le assenze potrebbero essere:

• Poca comunicazione sulla disponibilità
• Mancanza di comprensione delle regole
• Applicazione incoerente delle regole
• Problemi con la programmazione
• Preoccupazioni per la casa
• At-a casa preoccupazioni
• Preoccupazioni di gestione e relazione con i dipendenti
• Azienda che non usa software di programmazione

Benefici dell’implementazione di una politica di non chiamata, No-Show Policy

Creare e implementare una strategia efficace per le assenze richiederà tempo, ma ne varrà la pena. Qui ci sono alcuni benefici che probabilmente vedrete con meno no-call e no-show:

• Maggiore produttività e morale per i colleghi
• Meno spreco di denaro per gli straordinari &lavoratori stipendiati che vengono pagati per non essere presenti
• Miglioramento della comunicazione tra manager e membri del team

Ovviamente, i dipendenti si ammalano, hanno emergenze o hanno bisogno di giorni liberi di tanto in tanto. Questo è previsto. Quello che non è accettabile è che un dipendente non si presenti. Speriamo che questi consigli aiutino lei e il suo team a gestire la situazione in modo efficace e a prevenire problemi in futuro.