Il processo di scrittura legale non è “one size fits all” e “la gente ha bisogno di trovare quello che si adatta meglio, David Howard Spratt, professore di retorica legale presso l’American University Washington College of Law, ha detto nel recente “Landslide Webinar Series: Take Your Legal Writing from Good to Great-Drafting Tips from the Pros”. Il webinar è stato sponsorizzato dalla ABA Section of Intellectual Property Law e ABACLE.

Non importa il vostro stile personale, tutti gli scrittori vogliono essere considerati credibili. Per farlo, “la grammatica deve essere lì e la correzione deve essere lì, perché queste sono le cose che fanno l’impressione con il vostro lettore”, ha sottolineato Spratt.

Spratt e i suoi colleghi relatori hanno condiviso questi must di base:

Pianificazione: Pensa per chi stai scrivendo il documento, ponendoti queste domande: “Chi è il mio lettore? “Qual è la relazione del mio lettore con me?” e “Perché lo sto scrivendo? È per informare, persuadere o per raggiungere qualche altro scopo?”

Spratt raccomanda di dare al lettore solo quello che ha bisogno di sapere. “A volte scriviamo e rigurgitiamo tutto quello che sappiamo su un argomento

1. Controlla il tempo dei verbi. Un soggetto singolare dovrebbe avere un verbo singolare e un soggetto plurale dovrebbe avere un verbo plurale.
2. Nota la disposizione delle parole. “Il verbo dovrebbe venire dopo il soggetto ed essere il più vicino possibile al soggetto”, ha detto Spratt.
3. Rimanere attivi. Scrivere con la voce attiva è più chiaro, più conciso e più facile da capire per il lettore. Scrivere con la voce passiva fa sì che il lettore “lotti per capire cosa stai dicendo”, ha detto.
4. Il posizionamento conta. “Mettete le parole di modifica il più vicino possibile alle parole che state modificando”, ha detto Spratt. Julie Schrager, coach di scrittura legale presso Schiff Hardin LLP a Chicago, ha detto che le viene spesso chiesto dove mettere la parola “solo” in una frase. Anch’essa dovrebbe venire il più vicino possibile prima della parola o della frase che modifica. “Il mio trucco è di spingere l’unico il più indietro possibile nella frase fino a quando non ha più senso”, ha detto.
5. Usa la virgola di Oxford. “La gente combatte sempre contro questo perché a volte nelle professioni precedenti o nella scrittura non legale – io la chiamo ‘scrittura illegale’ – non si usa la virgola di Oxford, ma agli avvocati piace parlare in termini di elementi, e la punteggiatura è molto importante”, ha detto Spratt.
6. Utilizzare correttamente le virgole. Spratt li ha definiti “molto alla moda, ma molto sbagliati”, e ha aggiunto, “la gente divide le frasi con una virgola senza motivo”. Alcune alternative alla virgola sono un punto e virgola, aggiungendo la parola “e” o facendo due frasi separate.
7. Evitare l’ambiguità. State lontani da parole come “esso”, “questo”, “quello”, “tale” e “che”, per riferirvi ampiamente a un’idea in una frase precedente perché potrebbe causare confusione.
8. Puntate alla chiarezza. Evitate le doppie negazioni: se non avete motivo di usarlo, non usatelo. Parole come “non insignificante” e “non raro” generalmente confondono il lettore e lo rallentano. Inoltre, una parola spesso può facilmente sostituirne diverse. Spratt ha usato gli esempi di “alla luce del fatto che…” potrebbe facilmente leggere “perché”. Sostituire “al fine di” con “a” e “nelle vicinanze di” con “vicino”. Stringendo la vostra scrittura, liberate spazio prezioso per la sostanza. “Queste proposizioni di parole multiple non fanno altro che offuscare la vostra scrittura”, ha detto.
9. Usate un aiuto per catturare gli errori. Schrager usa il sito web, naturalreaders.com, che leggerà ad alta voce ciò che si copia e incolla in esso. “È più facile catturare gli errori quando qualcun altro sta leggendo”, ha detto.
10. Emulare Warren Buffett. Schrager ha condiviso le citazioni di Warren Buffet, che è spesso citato per la sua scrittura di alta qualità nelle lettere degli investitori. La sua lunghezza media della frase è di 13,5 parole e le sue lettere per parola hanno una media di circa 4,9, che è difficile da raggiungere per gli avvocati, ha detto. Spratt ha raccomandato agli avvocati di “impressionare i clienti con la capacità di ottenere un risultato favorevole invece di usare grandi parole”

Il panelista Kevin Nelson, anche lui della Schiff Hardin, ha lodato anche la scrittura di Buffett. “I materiali per i portafogli degli investitori sono alcuni dei materiali più secchi che normalmente si vedono. Quindi, il fatto che lui li renda interessanti e relazionabili al pubblico la dice lunga su quello che possiamo fare come scrittori legali, ha detto. Come regola generale, Schrager ha detto: “Se è una parola che Dickens o Shakespeare avrebbero usato, non dovresti usarla”. Più complicato è un pensiero o un concetto, più corta dovrebbe essere la frase.

“L’unico modo per migliorare la tua scrittura legale o qualsiasi tipo di scrittura è continuare a farlo”, ha detto.

Gli esperti hanno raccomandato risorse digitali per la scrittura:

Wordrake.com offre consigli utili sulla chiarezza e precisione

Briefcatch.com uno strumento di editing legale che aiuta a stringere la scrittura

Naturalreaders.com aiuta a individuare parole mancanti, refusi, errori di punteggiatura

PurdueOWL, un laboratorio di scrittura online con esercizi di scrittura

Grammar Girl risponde a domande di grammatica.

E due libri:

“Aspen Handbook for Legal Writers, 3rd edition”, di Deborah E. Bouchoux.

“Plain English for Lawyers”, di Richard Wydick.