A megvalósítás legnagyobb kihívását a politikai akadályok jelentették, amelyeket a MedHubnak le kellett küzdenie:
- A Michigani Egyetem vezetése soha nem hagyta jóvá, hogy egy külső ASP kezelje az érzékeny adatokat
- A MedHubnak interfészeket kellett volna kialakítania az alapvető belső, hagyományos rendszerekhez
- 88 rezidensprogram, amelyek 88 független “hűbériségként”, ad/hoc folyamatokkal működtek, nem volt biztos, hogy akarták az új felügyeletet
- Feltételezték, hogy a rezidensek ellenállnak a bejelentkezésnek, hogy dokumentálják a tevékenységeket és – mindenekelőtt – a munkaórákat
- A pénzügynek több mint 11 különböző IRIS menedzsmentjelentésre volt szüksége, amelyeket vissza lehetett auditálni a rotációs beosztások ½ napi tevékenységéig
.
Elkerülhetetlen volt, hogy a megoldás átfogó és rendkívül robusztus legyen, ugyanakkor az összes érdekelt fél számára könnyen érthető és kezelhető legyen. Az is fontos volt, hogy elősegítse a jobb kommunikációt az összes érdekelt csoport között. A kommunikáció olyan terület volt, amely a munkaterhelés növekedésével és az indulatok csökkenésével folyamatosan romlott. Kritikus fontosságú volt, hogy minden csoport megértse a másik küldetését, és szimbiózisban szinergikus megközelítést alakítson ki.
A megoldás
A MedHub az UM belső projektmenedzserével együttműködve olyan megvalósítási projekttervet és képzési ütemtervet dolgozott ki, amely az ügyfélszolgálatra és az elégedettségre helyezte a hangsúlyt. A MedHub továbbfejlesztette a rendszert, abból a feltételezésből kiindulva közelítette meg a projektet, hogy senki sem szeretne rezidensirányítási rendszert használni, majd elkezdte beépíteni a lehető legtöbb értéket az egyes érdekeltek számára, hogy csökkentse a felesleges erőfeszítéseket, láthatóbbá tegye az adatokat, és a MedHubot a napi rutin alapvető részévé tegye.
A GME nem büntető jellegű megközelítést akart, hogy a rezidenseket és a tanárokat a rendszerhez vonzza, azáltal, hogy inkább ráveszi őket a bejelentkezésre, mintsem kényszeríti őket. Fontos volt, hogy a rendszer legalább annyi létfontosságú információt küldjön vissza minden egyes felhasználónak, amennyit a felhasználóknak be kellett adniuk. A MedHub továbbfejlesztette a felületet, hogy a MedHub a lehető legintuitívabb legyen, mivel megértették, hogy ezek a rezidensek és oktatók túl elfoglaltak ahhoz, hogy kézikönyvet olvassanak vagy hivatalos képzésen vegyenek részt.
Az eredmény egy elegáns felület logikus munkafolyamatokkal, amely egyetlen igazságforrásból származó létfontosságú információkat egyesít. Riasztások & emlékeztetők, hibaellenőrzés és kommunikációs eszközök biztosítják a feladatok elvégzését, az adatok láthatóságát és azt, hogy minden érdekelt fél rendelkezzen a saját munkája irányításához szükséges alapvető információkkal.
Az eredmény
AMedHub olyan mércét állított fel, amelyhez minden más ASP-t mérnek a Michigani Egyetemen. 2005-ben a Michigani Egyetem megújította a MedHubbal kötött szerződését, és olyan intézményspecifikus rendszerfejlesztések élére állt, amelyek a következőket foglalják magukban:
- Körű finanszírozási és költségvetési eszközök
- GME által kezdeményezett intézményi értékelő űrlapok
- LDAP egyszeri bejelentkezési felület
- közvetlen interfészek a régi rendszerekkel
- számos funkcionális GME-fejlesztés
A szolgáltatási oldalon a MedHub jól szolgálta a végfelhasználókat. Mindig rendelkezésre állunk, hogy válaszoljunk a telefonos és e-mailes megkeresésekre. A hibajegyrendszerünk hatékony eszközzé vált a képzési problémák, általános kérdések és továbbfejlesztési kérések kezelésére. A hibajegyek megválaszolásának és lezárásának válaszideje munkaidőben kevesebb mint 6 perc. A hibajegyrendszerünkhöz való közvetlen informatikai hozzáférés lehetővé teszi a Michigani Egyetem Orvosi Központ Informatikai Osztálya számára, hogy folyamatosan nyomon kövesse és mérje a MedHub Support hatékonyságát az ügyfelek válaszadásában.
Az ASP modell hatékonyan lehetővé tette az UM belső informatikai részlegének, hogy más rendszerekre és problémákra összpontosítson. Csökkentette az üzemeltetési költségeket és a belső támogatást. A folyamatos használat öt éve alatt a MedHub termelési környezete meghaladta a 99,99%-os rendelkezésre állást.
A MedHub több területen is megtérülést biztosított a Michigani Egyetem számára:
- A MedHub támogatja saját rendszerét. Ezért szinte nulla belső informatikai erőforrást fordítanak a rendszer karbantartására és támogatására
- csökkent a redundáns adminisztratív erőfeszítés
- javított felügyelet és belső ellenőrzés
- fokozottabb rezidensek/társak “felelősségvállalása” saját képzésükért
- csökkent a képzési program szankcionálásának lehetősége a javított dokumentáció révén
- hatékonyabb ellenőrzési válaszok
- javított számlázási és visszatérítési lehetőségek
- az adminisztratív feladatokhoz szükséges FTE-k csökkentése
- az adatgyűjtés és -elosztás racionalizálása
“A MedHub sok olyan adatot, amelyet korábban sok különböző rendszerben vagy papíron követtek nyomon, egy kézben tart. Ésszerűsíti a munkafolyamatokat, így a kevéssé közös érdekeltek megértik a többiek szerepének fontosságát és az összképet.”
– Dr. Paul Gauger, M.D., az orvosi oktatás igazgatóhelyettese és az endokrin sebészet docense, University of Michigan Health System.