Mivel a termékmenedzserek a részlegek közötti fehér foltot töltik ki, és nagyon sok feladattal kell zsonglőrködniük, folyamatosan váltogatjuk a különböző kontextusokat.

Egyik pillanatban például egy megbeszélés napirendjét írjuk, a következő percben pedig egy sürgős hibaelhárítási haditervbe kerülünk.

A kontextusváltás általában nagy veszteségeket okoz. Az alábbiakban bemutatok néhány kutatást, amely bizonyítja a kontextusváltás nagymértékű negatív hatását.

Mivel egyidejűleg a termékmenedzserek általában nem engedhetik meg maguknak azt a luxust, hogy megszakítás nélkül dolgozzanak, különösen azért, mert rengeteg feladatunk van, és kitöltjük a fehér foltot.

Ezért két cikkben fogjuk megvizsgálni a kontextusváltást.

Az első cikkben végigmegyek a kontextusváltás költségein, és megosztom a hagyományos tanácsokat, hogyan lehet megelőzni a kontextusváltást.

A második cikkünkben a legjobb gyakorlatokat fogom bemutatni arra vonatkozóan, hogyan lehet hatékonyabban váltani a kontextust abban a nagyon valószínű forgatókönyvben, amikor nem tudja megakadályozni a kontextusváltást.

Beszéljünk tehát arról, hogy a kontextusváltás miért hihetetlenül költséges, és mit tehet a megelőzéséért.

A kutatások kimutatták, hogy a kontextusváltás jelentős költségeket ró az emberek termelékenységére és hatékonyságára.

Az American Psychological Association például több tanulmányt is összeállított a kontextusváltásról. Az egyik tanulmány kimutatta, hogy a résztvevők minden feladatnál időt veszítenek, amikor több feladat között váltanak, és hogy a legtöbb időt akkor veszítik, amikor összetett feladatok között váltanak.

A Trello blog szerint a multitasking miatt elvesztett termelékenység költsége 450 milliárd dollár. Ez a gazdasági veszteség annak köszönhető, hogy egy feladat folytatása megszakítás után átlagosan 25 percet vesz igénybe, és hogy a multitasking átmenetileg csökkenti a szellemi teljesítményt.

A Sprk’d blogon található ez a praktikus táblázat, amely bemutatja, hogy minden további, egyszerre vállalt projekt esetén az emberek egyre nagyobb arányban veszítik el a produktív időt.

Ez a kedves képregény Jason Heeris tollából mutatja be, mi történik, ha megszakítunk egy programozót – ami könnyen alkalmazható arra is, mi történik, ha megszakítunk egy termékmenedzsert.

A kutatások, anekdoták és tapasztalatok alapján elég egyértelmű, hogy a kontextusváltás rendkívül káros a termelékenységre.

Szóval, beszéljünk az ideálisról – arról, hogyan lehet eleve megelőzni a kontextusváltást.

Hogyan előzzük meg a kontextusváltást

A legtöbb tanács azt mondja, hogy aktívan alakítsuk úgy a napjainkat, hogy megszakítás nélkül legyen időnk koncentrálni.

A legtermékenyebb emberek nem azok, akiknek van akaraterejük arra kényszeríteni magukat, hogy koncentráljanak, hanem azok, akiket a környezetük nem tesz ki a kontextusváltásnak.

A felszínen ez a tanács talán nem tűnik követendőnek. Elvégre körülvesznek minket a zavaró tényezők: figyelnünk kell az e-mailekre, a munkahelyi beszélgetésekre, a telefonunkra és a kollégákra, akik esetleg felkeresnek minket.

Mégis tanulmányról tanulmányra bizonyítja, hogy a termelékenység és az eredményesség a figyelemelterelés és a kísértés elkerülése révén érhető el.

Benjamin Hardy egyik népszerű blogbejegyzésében a szerző a következőket állítja: “a választási lehetőségeink legjobb kihasználása az, ha tudatosan olyan környezetet alakítunk ki, amely megkönnyíti a kötelezettségvállalásainkat.”

A Trello termelékenységi blog a következő tanácsot adja: “ha úgy találod, hogy az sms-üzenetek folyamatosan elvonják a figyelmedet a munkádról, kapcsold ki a telefonod értesítéseit, amíg elmélyült munkát végzel; így kiküszöbölheted az összes felesleges döntést, ami az sms-szokással jár (például, hogy abbahagyd-e a munkát és nézd meg az üzenetet, válaszolj-e, vagy folytasd-e a beszélgetést), és ezt az energiát a tényleges munka elvégzésére fordíthatod.”

Ahelyett, hogy azt fontolgatná, hogyan minimalizálhatja a kontextusváltást feladatonkénti szinten, fontolja meg a következő taktikákat a kontextusváltás általános minimalizálása érdekében.”

1) Konszolidálja az ismétlődő megbeszéléseit együtt, távol az elmélyült munkaidőtől. Az Asana és más technológiai cégek bevezették a No Meeting Wednesdays-t, mint kényszerítő funkciót, hogy mindenkit a megbeszélések összevonására ösztönözzenek.

Elvégre sokkal produktívabb leszel, ha van egy szilárd, 4 órás blokkod a munkára, ahelyett, hogy szétszórt megbeszéléseket tartanál a nap folyamán, mivel minden megbeszélés kontextusváltásra kényszerít.

2) Határozd meg a válaszadási időbeosztásodat. Nem kell valós időben válaszolnod a csevegésre vagy az e-mailekre.

Gondolj a válaszidőd valódi hatására – nagyon kevés kezdeményezés fog megbukni csak azért, mert 1 perc helyett 1 óra alatt válaszoltál.

Ez a tanács ellentmondásosnak tűnhet. A legtöbben titokban élvezzük az e-mailekre való válaszadást, mert ettől produktívnak érezzük magunkat.

Minden egyes alkalommal, amikor válaszol, kontextusváltás történik az aktív feladatáról. Az érzelmek megtévesztőek lehetnek – lehet, hogy produktívnak érzi magát, de lehet, hogy valójában nem az!

Tegyen be időpontokat a naptárába, amikor kifejezetten e-mailekre és chatre válaszol, majd kapcsolja ki a telefonját, és zárja be az e-mail és chat alkalmazásokat, amíg el nem jön a válaszadás ideje.

Őszintén megmondom, hogy amikor először próbáltam ezt tenni, nagyon ideges voltam. Mi van, ha lemaradok valami fontosról?

De miután körülbelül egy hónapig ragaszkodtam a kifejezett válaszadási ütemtervhez, azt tapasztaltam, hogy a szorongásomat helyette mély elégedettség váltotta fel. Félelmetes, de megéri.

Plusz, ha valami tényleg hihetetlenül sürgős, és véletlenül lemaradsz róla, valaki személyesen meg fog találni!

3) Tervezz be rendelési időt. Adjon a kollégáinak egyértelmű szabályokat és példákat arra, hogy milyen típusú kérdéseket tegyenek fel az irodai órák alatt.

Ez a tanács különösen fontos azon termékmenedzserek számára, akik erősen látható termékeken vagy nagy elfogadottságú termékeken dolgoznak.

Azzal, hogy meghatározott időpontot hoz létre, amikor a kollégák megkereshetik Önt kérdéseikkel, csökkenti annak valószínűségét, hogy valaki akkor keresi meg, amikor Ön éppen valami mással van elfoglalva.

A legtöbb ember józan ésszel jár el, amikor megkeresi. Hacsak nem sürgős, a tájékozott érintettek általában visszatartják a kérdéseiket a visszatérő megbeszélési időre.

4) Határozzon meg időpontokat az elmélyült összpontosításra.

Ez a taktika különösen fontos a nagy horderejű helyzetekben, például az év hátralévő részére vonatkozó termékstratégia meghatározásakor.

Tervezzen be egy találkozót magával a naptárába, és foglaljon le egy szobát erre az időre. A naptárakat átnézve azt tapasztaltam, hogy ezek a “koncentrációs megbeszélések” 2 órától 4 óráig terjednek, az előttünk álló feladat nagyságától függően.

Tájékoztassa csapattársait és kollégáit, hogy ebben a kritikus időszakban ne zavarják, és ossza meg velük, miért kell koncentrálnia.

Tervezzen át vagy utasítson vissza minden olyan megbeszélést, amely ütközik a koncentrációs értekezletével.

Ezzel garantálja, hogy a valóban fontos dolgokkal tud majd foglalkozni, ahelyett, hogy sürgős, de nem kritikus munkával foglalkozna.

5) Kíméletlenül priorizáljon, és utasítsa vissza az alacsony prioritású kötelezettségeket.

Ne vegyen részt megbeszéléseken, ha a napirendek nem egyértelműek. Ne töltse ki a fehér foltokat, ha az nem mozdítja el a tűt. Mondjon nemet a nem fontos dolgokra.

A rangsorolás egyik módja az Eisenhower-doboz használata, amely fontosság és sürgősség szerint osztályozza a feladatokat, majd e besorolások alapján intézkedéseket javasol.

Emlékezzen – a termékmenedzsment része annak eldöntése, hogy “valójában mely döntések a legfontosabbak”. A rangsorolás a kulcs a hatás eléréséhez! Minél kevesebb nyitott kötelezettségvállalása van, annál kisebb valószínűséggel lesz szüksége a kontextusváltásra.

Összefoglaló

A kontextusváltás rendkívül költséges – csökkenti a termelékenységet és a hatékonyságot. Ez a tény különösen igaz a termékmenedzserekre, mivel csak akkor hozhatjuk meg a legjobb döntést, ha mélyen megértjük a döntés mögött álló kontextust.

A kontextusváltás kezelésének egyik legjobb módja, ha úgy alakítjuk ki az időbeosztásunkat, hogy elkerüljük a kontextusváltást.

Ezért próbálja ki a következő taktikákat: konszolidálja a megbeszélések időpontját, határozza meg a válaszadási időbeosztását, ütemezze be a munkaidőt, blokkolja a koncentrációs időt, és kíméletlenül priorizáljon.

Mivel persze a termékmenedzserek a fehér foltot töltik ki, nem mindig van lehetőségünk vagy luxusunk arra, hogy áttervezzük az időbeosztásunkat a kontextusváltás teljes megakadályozása érdekében.

Ezért a következő cikkünkben arról fogunk beszélni, hogyan optimalizáljuk a kontextusváltást.