A kivételes vezetés (MBE) egy olyan vezetési stratégia, amelyben a vezetők csak akkor lépnek közbe, ha a tervezett eredményektől jelentős eltérések tapasztalhatók. Ezek lehetnek működési vagy pénzügyi eredmények.

Management by exception. Csak akkor kérjen jelentést, ha eltérés van a tervtől.” Brian Tracy

Föltételezve, hogy a vállalkozások hozzáértő embereket vesznek fel, ezek eléggé képesek arra, hogy a vezetés beavatkozása nélkül is végezzék a munkájukat. A stratégiai üzleti célokra és tervekre összpontosítva a vezetők képesek növelni a vállalkozáshoz való hozzájárulásuk értékét. Amikor azonban a teljesítmény nem felel meg az elvárásoknak, a vezetőknek be kell avatkozniuk. Ezek azok a “kivételek”, amikor a vezetés fellépésére van szükség ahhoz, hogy a vállalat elérje a kitűzött célokat.

Hogyan működik a kivételek szerinti vezetés

A kivételek szerinti vezetés négy lépésből áll:

1. A célok kitűzése és annak meghatározása, hogy mi legyen a norma
2. A teljesítmény értékelése annak megállapítására, hogy a teljesítmény a megfelelő irányba halad-e
3. A munka vagy a nyilvántartások elemzése annak megállapítására, hogy hol tér el a teljesítmény a céloktól
4. A normától való eltérések kivizsgálása és megoldása

Egyszerűen hangzik, igaz? A valóság azonban nem olyan egyszerű, mint amilyennek hangzik.

A folyamatok dokumentálására és működtetésére törekszik?

Ne használjon MS Wordöt vagy Google Docsot, és ne használjon folyamatábrákat.

A folyamatainak folyamatábrák segítségével történő dokumentálása szépen és jól nézhet ki – de nem tudja futtatni őket. Sőt, ami még rosszabb – senki sem nézi meg a folyamatábrákat.

NÉZD MEG ITT, MIÉRT

1. Célok kitűzése

A kivételek szerinti vezetés folyamatának első lépése a reális célok kitűzése, amelyeket viszonyítási alapként használhatunk. A kulcsfontosságú területek közé tartozhat az értékesítés, a termelés és a kiadások. Sajnos nem mondhatja csak úgy, hogy “ebben a hónapban egymillió dollár értékű terméket akarok eladni”, ha kisvállalkozást vezet, a cél elérhetetlen lehet. Ha a vállalkozás nagy, akkor lehet, hogy alábecsüli a lehetőségeit.

A vállalkozások általában a nyilvántartásokat nézik a helyes normák meghatározásához. Ha egy kis százalékos növekedést szeretne beépíteni, csak rajta, de legyen reális. A költségvetések remek kiindulópontot jelentenek. Végül is, ha meghatározta a költségekre vonatkozó korlátokat, valamint a forgalomra és a nyereségre vonatkozó célokat, akkor ezek segítségével nyomon követheti az előrehaladást.

De ne akarjon túl későn reagálni. Már egy hónapnyi eltérés is sokba kerülhet, ha csak a hónap végén veszi észre az eltérést. Fontolja meg a célok és a nyomon követés felosztását kisebb részekre, amelyek lehetővé teszik a vezetőség számára, hogy reagálni tudjon.

Most, hogy vannak céljai, nekiláthat annak meghatározásához, hogy mi számít eltérésnek. Például a célértéknél nulla százalékkal több vagy kevesebb nem jelenthet vonatszerencsétlenséget, tehát mi számít olyan eltérésnek, ami vezetői intézkedést igényel?

A komplex vállalkozásoknál statisztikai kontrollgrafikonokat készítenek az eltérések hatásának meghatározására, de ha az Ön vállalkozása viszonylag egyszerű, a józan ész és egy kis számmisztika megadja a választ.

1. A teljesítmény értékelése

A teljesítmény értékelése előtt pontos, valós idejű teljesítménynyilvántartásra van szükség. Milyen adatokat fog gyűjteni? Hogyan fogja gyűjteni azokat? Milyen gyakran fogja értékelni őket? E kérdések közül az első kettő Öntől és vállalkozásától függ, de az utolsóra van egy általános válasz: minél gyakrabban tudja értékelni a teljesítményadatokat, annál gyorsabban veszi észre az eltéréseket, vizsgálja ki és kezeli azokat.

Mivel több időt vesz igénybe a sok adat manuális összegyűjtése, mint amennyit a kivételek szerinti vezetés meg akar spórolni, az automatizált nyilvántartás és elemzés a legjobb. Így a munkafolyamatokat figyelő, jelentéskészítő és elemző szoftverek és a pénzügyi elemzéseket készítő számviteli szoftverek példák lennének a hasznos szoftverekre.

1. Az eltérések elemzése

Nagyon ritkán fog olyan eredményeket kapni, amelyek a legapróbb részletekig megfelelnek a céloknak. A jelentéktelen eltéréseket azonban nincs értelme vizsgálni, ezért az elemzés a szignifikancia alapján történik. A jelentések elemzésekor két következtetés egyikére fog jutni:

• Nem volt szignifikáns eltérés. Ebben az esetben nincs szükség további lépésekre.
• Egy vagy több eltérés jelentős. Ha erre a következtetésre jut, akkor ideje intézkedni. Ha az adatokat egy alkalmazott vagy egy fiatalabb vezető elemzi, tudnia kell, hogy ki fogja megtenni a szükséges lépéseket, és mit kell jelentenie a felettesének.

Ha eltérést kezel, az első lépés az, hogy megnézze, miért történt. Lehet, hogy egyszerűen csak egy hiba az adatokban. Alternatívaként lehet, hogy nagyon jó oka van az eltérésnek. Ha például fagylaltot árul, akkor egy hűvös nap miatt az eladásai zuhanni fognak. Az eltérés lehet jó dolog is. Lehet, hogy a munkatársai egy hatékonyabb folyamatot próbálnak ki, vagy jelentős megtakarítás történt egy várható költségen.

1. A kivételek megoldása

Most, hogy tudja, milyen teljesítménykritériumokat nem teljesítettek vagy túlléptek, és miért történt ez, már csak önön, mint vezetőn múlik, hogy milyen korrekciós intézkedéseket tegyen. Ezenkívül el kell döntenie, hogy a kivétel valószínűleg megismétlődik-e, és hogy hatással van-e más célokra. Az üzleti környezet változékony jellege – mind a belső, mind a külső – azt jelenti, hogy folyamatosan felül kell vizsgálnia és felül kell vizsgálnia a referenciaértékeket.

Tegyük fel, hogy az üzleti költségek három százalékkal emelkedtek. Felül kell vizsgálnia az értékesítési céljait? Reális lenne ezt megtenni? Vannak olyan területek, ahol költségmegtakarítást érhetne el, hogy enyhítse a megemelkedett árak hatását? Hogyan fogják ezek a változások befolyásolni a referenciaértékeit?

A kivételes vezetés előnyei

A vezetői idő legjobb felhasználása: A kivételek szerinti vezetés legnyilvánvalóbb előnye az, hogy hatással van a vezetők időfelhasználására. Miért figyeljük, elemezzük és mikromenedzseljük azokat a dolgokat, amelyek zökkenőmentesen mennek? Amikor a dolgok jól mennek, az alkalmazottak meghozhatják saját döntéseiket, így a vezetők szabadon összpontosíthatnak a problémás területekkel kapcsolatos döntéshozatalra.

Gyors reagálás: Ha az Ön monitoring rendszerei érzékenyek és naprakészek, a kivételek szerinti vezetés időben kiszúrja az esetleges problémákat. Ha az automatizált rendszerek azonnal figyelmeztetnek a problémákra, annál jobb. Nincs idő arra, hogy az eltérésnek összetett hatása legyen.

Motiválja a személyzetet a teljesítményre: A legtöbb ember szereti, ha minimális vezetői beavatkozással végezheti a munkáját. Ez lehetővé teszi számukra, hogy döntéseket hozzanak, új dolgokat próbáljanak ki, amelyek jobb eredményeket hoznak, és segít nekik abban, hogy “magukénak” érezzék a feladatkörüket.

A kivételes vezetés hátrányai

Ez csak annyira jó, mint a rendszer: A rendszer mind a négy lépését gondosan kell kezelni. Ha például úgy döntött, hogy egy 6 százalékos eltérés jelentős, de a valóságban egy 4 százalékos eltérésnek súlyos következményei lesznek, akkor elszalasztja az esélyt, hogy beavatkozzon, mielőtt a kár bekövetkezik.

Mélyreható nyomon követést igényel: Automatizált felügyeleti rendszerek nélkül rengeteg manuális adatgyűjtés és jelentéstétel lesz. Ez időbe kerül, az idő pedig pénzbe kerül.

A vezetőknek elsősorban problémamegoldóknak kell lenniük: A jó vezetéshez elengedhetetlen a problémamegoldó képesség, de néha előfordulhat, hogy a vezetőnek nincs mindenre válasza. Előfordulhat, hogy a frontvonalban dolgozók már tudják, mit kell tenniük, de mivel az eltérésekről konzultálniuk kell a vezetőikkel, a kivételek szerinti vezetés akár késleltetheti is a problémamegoldást.

Ez reaktív: Ha a kivételek szerinti vezetést a legtisztább formájában alkalmazza, akkor csak reagál a problémákra. Mi lenne, ha proaktívan dolgozna azon, hogy eleve megelőzze a problémák kialakulását?

Tallyfy és a Kivételes menedzsment

A munkafolyamatok kezelésében és nyomon követésében a Tallyfy a vállalkozások számára a tökéletes eszköz. Nem csak a munka kiosztásáról és kézről kézre adásáról van szó, amíg be nem fejeződik. Használhatja a teljesítmény valós idejű ellenőrzésére, és az elemzési funkciók lehetővé teszik, hogy megkeresse az esetlegesen észlelt kivételek forrását.

A kivételek szerinti irányítás azt jelenti, hogy munkatársainak rendkívül szervezettnek kell lenniük, és a feladatokat szisztematikusan kell megközelíteniük. De még ha nem is a legtisztább formában törekszik az MBE-re, a rendszerezés és a szervezettség nagyszerű módja a hatékonyság javításának. És mivel az eltérések könnyen észrevehetők, ez kiváló platformot biztosít új rendszerek kipróbálásához is, amelyek messzemenő hatással lehetnek vállalkozása általános termelékenységére.

Hamarosan új mércéket állíthat fel a javuló teljesítménye alapján, ezért miért nem egyeztet egy beszélgetést vagy jelentkezik még ma az ingyenes próbaverzióra?