(Megjegyzés: Ez a bejegyzés eredetileg 2018 szeptemberében jelent meg, és a Microsoft beszerzésének jelenlegi legjobb gyakorlatai alapján frissítettük.)
A Microsoft EA programját olyan cégek számára fejlesztették ki, amelyek nagy összegű kötelezettségvállalásokat tesznek a Microsoft termékeire. Az Enterprise Agreement keretében háromféle terméket lehet vásárolni: Vállalati termékek, kiegészítő termékek és online szolgáltatások.
A “vállalati termék” az, ami a vállalati megállapodást, nos, “vállalattá” teszi. Több termék is vállalati szintűnek minősül: az Office Professional, a Windows operációs rendszer, az alap- vagy vállalati ügyfél-hozzáférési licenc és egyes Office 365 előfizetések. Az ügyfélnek a “vállalati” termék megvásárlását kell választania az összes Minősített felhasználója vagy Minősített eszköze számára. Nem mondhatná például, hogy 10 000 eszközünk van, de kössünk EA-t 5000 eszközre. A “kiegészítő termék” a legtöbb más terméket – Visio, Project, Windows Server, Exchange Server stb. – és ezeket a termékeket à la carte alapon lehet megvásárolni.
A Vállalati megállapodás megkötésekor örökös használati jogot kap az Enterprise és a kiegészítő termékekhez. Az online szolgáltatások azonban olyan termékek, amelyekhez csak a szerződés időtartama alatt kap ideiglenes használati jogot. Ön soha nem kap örökös használati jogokat egy Online Services termékre. A Microsoft természetesen számos terméke, különösen a Microsoft 365 termékek esetében előfizetéses modellre áll át.
Az EA-program egyik előnye, hogy az örökös telepített licenceket évente csak egyszer kell elszámolnia. Másképpen fogalmazva, ha egyszer egy örökös licencet hozzáad a megállapodáshoz, akkor annyi példányt telepíthet az év során, amennyit csak akar. Az év végén azonban meg kell számolnia a telepített inkrementális licencek számát, és be kell nyújtania a kifizetést a Microsoftnak. Az Online Services termékek licencelése jellemzően havi rendszerességgel történik, a Microsoft mégis lehetővé teszi, hogy abban a hónapban foglaljon (lényegében rendelést adjon le), amelyben elkezdi a növekményes Online Services használatát, és a fizetést az év végéig elhalassza.
Hogyan kell tehát megszámolni a Microsoft termékek telepített példányainak számát? Egyes ügyfelek kifinomult eszközkezelő rendszereket használnak, amelyek lehetővé teszik számukra a környezetük átvizsgálását és telepítési jelentések készítését menet közben. Mások gondos nyilvántartást vezetnek az év során végzett inkrementális telepítésekről. Minél nagyobb a szervezet, annál összetettebb a folyamat. Végső soron azonban az év végén egy igazoló jelentést kell benyújtania a Microsoftnak, és ki kell fizetnie a növekményes használatot.
Új termékek hozzáadása a Microsoft EA-hez
A Microsoft EA-t végrehajtó ügyfeleknek tisztában kell lenniük azzal, hogy a megállapodás szigorúan meghatározott folyamatok vonatkoznak az új termékek hozzáadására a megállapodáshoz. A korábban meg nem rendelt termékekhez “hozzáadhatnak termékeket”, vagy a korábban megrendelt termékekhez az éves “true-up” folyamaton keresztül adhatnak hozzá többletfelhasználást:
f. Termékek hozzáadása.
(i) Korábban meg nem rendelt új termékek hozzáadása. Új vállalati termékek vagy vállalati online szolgáltatások bármikor hozzáadhatók a Microsoft Account Managerrel vagy szoftvertanácsadóval való kapcsolatfelvétel útján. Az Online szolgáltatásoktól eltérő új kiegészítő termékek akkor vehetők igénybe, ha a megrendelés abban a hónapban történik, amikor a terméket először használják. Az olyan Kiegészítő Termékek esetében, amelyek Online Szolgáltatások, a használat előtt az Online Szolgáltatásra vonatkozó első megrendelés szükséges.
(ii) Licencek hozzáadása korábban megrendelt Termékekhez. A korábban megrendelt, nem Online Szolgáltatásokhoz tartozó Termékek további Licenceit bármikor hozzá lehet adni, de azokat a következő igazoló megrendelésben kell feltüntetni. Az Online Szolgáltatások további Licenceit a használat előtt kell megrendelni, kivéve, ha az Online Szolgáltatások (1) a Termékfeltételekben true-up-ra jogosultként szerepelnek, vagy (2) más Licencek részeként szerepelnek.
g. True-up követelmények. A beiratkozott társult partner köteles évente igazoló megrendelést benyújtani, amely figyelembe veszi az első megrendelés vagy az utolsó megrendelés óta bekövetkezett változásokat. Ha nincsenek változások, akkor egy frissítési nyilatkozatot kell benyújtani a helyesbítési megbízás helyett.
(i) Vállalati termékek. A vállalati termékek esetében a bejegyzett társult vállalkozásnak meg kell határoznia a Jogosult eszközök és Jogosult felhasználók számát (ha felhasználó alapú licenceket rendel) az igazoló megrendelés leadásakor, és további licenceket kell rendelnie minden olyan Jogosult eszközre és Jogosult felhasználóra, amelyre a meglévő licencek még nem vonatkoznak, beleértve a vállalati online szolgáltatásokat is.
(ii) További termékek. A jelen Beiratkozás keretében korábban megrendelt Kiegészítő Termékek esetében a Beiratkozott Partner köteles meghatározni az eredeti megrendelés, az utolsó igazoló megrendelés vagy az azt megelőző évforduló óta felhasznált Kiegészítő Termékek maximális számát, és benyújtani egy igazoló megrendelést, amely figyelembe veszi az esetleges növekedést
(iii) Online Szolgáltatások. A Termékfeltételekben true-up-ra jogosultként megjelölt Online Szolgáltatások esetében a Bejelentkezett Partner a felhasználás előtt lefoglalhatja a további Licenceket, és a fizetés elhalasztható a következő true-up megrendelésig. A Microsoft a meglévő megrendeléseket meghaladó mennyiségű Fenntartott Licencekről jelentést készít a Bejelentkezett Partner és a Szoftver Tanácsadója számára. A lefoglalt licencek számlázása visszamenőlegesen arra a hónapra történik, amelyben lefoglalták őket.
Ez egy olyan licencelési terület, amelynek átgondolásában az NPI-nek gyakran kell segítenie az ügyfeleknek.
A következő Microsoft EA True-up időzítési megfontolások
Mikor esedékes a True-up a Microsoft felé? A legutóbbi Enterprise Enrollment a következőket mondja ki:
(iv) True-up megrendelési időszak. A True-up megrendelésnek vagy frissítési nyilatkozatnak az egyes Enrollment évfordulók előtt 60 és 30 nappal kell beérkeznie a Microsofthoz. A harmadik évi true-up megrendelés vagy frissítési nyilatkozat a lejárati dátumot megelőző 30 napon belül esedékes, és az ezen a 30 napos időszakon belüli licencfoglalás nem fogadható el. A beiratkozott partner a termékhasználat növekedésének figyelembevétele érdekében gyakrabban is benyújthat igazoló megrendeléseket, de az éves igazoló megrendelést vagy frissítési nyilatkozatot továbbra is az éves megrendelési időszak alatt kell benyújtani.”
Ez egyértelműnek tűnik, és azt jelzi, hogy a szerződés első két évében az igazoló megrendelés a szerződés évfordulója előtt legalább 30 nappal esedékes. A harmadik év igazolása? A lejárati dátumot megelőző 30 napon belül. Figyelje meg a “30 nappal a lejárat előtt” szó használatát a “30 nappal” szóval szemben. A Microsoft gyakran (tévesen) az utóbbi értelmezést használja, és tájékoztatja az ügyfeleket, hogy ez a kijelentés azt jelenti, hogy a jelentés a megállapodás lejárta előtt 30 nappal esedékes. Bár a Microsoft számára ésszerű, hogy megértse az utolsó évi növekedést annak érdekében, hogy elkészíthesse az ügyfél árlapját a megújítási megállapodáshoz, az Ön kötelessége egyszerűen a megállapodás lejárta előtt benyújtani.
Az online foglalások az online termékek esetében a növekményes felhasználók hozzáadásának módszere, azzal a követelménnyel, hogy a megrendeléseket havonta kell benyújtani (a növekményes felhasználók aktiválása érdekében a Microsoft portálon belül). Ezzel a módszerrel a fizetés a megállapodás következő évfordulójáig elhalasztódik. Vegye figyelembe, hogy a Microsoft nem engedélyezi a licencfoglalás hozzáadását a megállapodás utolsó hónapjában. Bár a legtöbb ügyfél tudja, hogy hány felhasználóra lesz szüksége ebben az utolsó hónapban (és a beiratkozás utolsó előtti hónapjában kér új foglalást), néha a nagyon nagy ügyfelek hosszabb tárgyalásokra számíthatnak, amelyek túlnyúlhatnak a megállapodás lejárati dátumán.
Ha úgy gondolja, hogy ez előfordulhat az Ön szervezeténél (ez nem borzasztóan ritka), fontos lesz az utolsó előtti hónapban foglalást benyújtani, hogy fedezze az utolsó hónapra, és esetleg a megújítási megállapodás első hónapjára vonatkozó futamidőt. Igaz, hogy csak a jelenlegi beiratkozási időszak végéig kell fizetnie, de megvan az az előnye, hogy a beiratkozás utolsó hónapjában hozzá tudja adni ezeket a további felhasználókat, hogy az utolsó hónapra, és – talán – a megújítási időszak első hónapjára, amíg még a megújítási megállapodásról tárgyal.
Emlékezzen: A Microsoft EA-korrekciókat nem szabad robotpilótával végezni. Mint minden Microsoft-vásárlásnál vagy -megújításnál, itt is van lehetőség az optimalizálásra.
Kapcsolódó tartalom
- Blog: Microsoft felhőgazdasági értékelése – Álcázott audit?
- Blog: Mélyrepülés a Microsoft E5 árképzésébe – Ez a csomag optimális az Ön igényeihez?
- Bulletin: A Microsoft szoftverlicenc-ellenőrzés anatómiája
- Bulletin: A Microsoft szoftverlicenc-ellenőrzés anatómiája
- Bulletin: 5 tipp a Microsoft vállalati megállapodás tárgyalásához
- NPI szolgáltatás: Microsoft licenc- és költségoptimalizálási tanácsadás