A nem hívás, nem megjelenés az az eset, amikor az alkalmazott nem kap előzetes engedélyt a szabadnap kihagyására, majd egyszerűen nem jelenik meg, vagy nem telefonál be. Bizonyos esetekben jó kifogás van, például autóbaleset. A legtöbb esetben azonban a meg nem jelenés a vezetőség figyelmét igényli.

Ha gyakran találja magát szembenézni ezzel a helyzettel, az alábbi lépésekkel dolgozzon ki egy hatékony, a munkából való távolmaradásra vonatkozó szabályzatot:

Meghatározza a munkából való távolmaradásra vonatkozó szabályzatot

Vezessen be egy szabályzatot a munkavállalói kézikönyvbe, amely ismerteti a munkából való távolmaradásra vonatkozó irányelveket. Ennek minden, a hiányzással kapcsolatos kérdésre ki kell térnie, mint például:

• Hogyan kérjen szabadnapot
• Hogyan használja fel a személyes napokat
• Hogyan kezelje az utolsó pillanatban bekövetkező betegszabadságokat
• Ha dokumentációra (aláírt feljegyzésre) van szükség
• Hogyan kommunikáljon a csapat többi tagjával a műszak betöltése érdekében
• A távolmaradás következményei, meg nem jelenések

Mihelyt minden alkalmazott ismeri a szabályzatot, és aláírta az erről szóló lemondó nyilatkozatot, felelősségre vonhatja őket a meg nem jelenésekért. Győződjön meg róla, hogy a szabályzatában leírja, mit jelent a meg nem jelenés, és milyen következményei vannak az ilyen jellegű hiányzásnak.

Tipp: Még az is bölcs dolog lehet, ha egy munkaügyi ügyvéddel átnézeti a szabályzatát, hogy biztosítsa, hogy az államában jogilag kötelező érvényű.

Kényszerítse a szabályzatot

Mihelyt megalkotta a szabályzatát, következetesen végre kell hajtania azt, és minden alkalmazottat egyformán kell kezelnie.

Egyes vállalkozásoknál zéró tolerancia politikát tartanak fenn, ahol a munkában való meg nem jelenés egyetlen esete azonnali felmondáshoz vezethet. Mások “3 csapás” eljárást alkalmazhatnak, ahol az alkalmazottak az első esetben írásbeli figyelmeztetést kapnak.

Figyeljen az alábbi tippekre a házirend szabályainak érvényesítésénél:

• Hívja félre az illetőt egy személyes beszélgetésre. Beszéljen a problémáról. Beszélje meg, hogy a késés vagy a munkában való meg nem jelenés hogyan hat a többi alkalmazottra és a termelésre.
• Beszélje meg, hogy minden alkalmazottnak, legyen az teljes vagy részmunkaidős, milyen fontos szerepe van az ügyfelek igényeinek kielégítésében.
• Hangsúlyozza, hogy a munkáltatónak joga van a hiányzás miatt felmondani a munkavállalónak, függetlenül attól, hogy mennyire értékes az illető.
• Kérje meg a munkavállalót, hogy magyarázza meg a meg nem jelenéseket. Ez lehet időbeosztási probléma, de lehet a motiváció hiánya is. Kérdezze meg a munkavállalót, hogy mik a hosszú távú céljai a vállalaton belül. Ezután készítsen cselekvési tervet a munkahelyi hiányzások minimalizálására.
• Vezessen be konkrét következményeket a hiányzásokhoz kötve. Dokumentálja a probléma minden egyes esetét. Kövesse végig a munkavállalóval közösen felvázolt szükséges intézkedéseket.

Bármilyen célokat is tűzött ki, biztosítsa, hogy azokat egyenletesen érvényesítse az összes munkavállaló és a vezetőség felé. Ezzel azt az üzenetet küldi, hogy nem tolerálja a hívás nélküli távolléteket.

Javítsa az időbeosztási gyakorlatát

Néhány munkavállalói időbeosztási alkalmazás ma már egyszerű és egyértelmű módot kínál arra, hogy az emberek szabadidőt kérjenek, és ami még fontosabb, hatalmat ad nekik a saját műszakjaik betöltésére.

A munkahelyi rugalmasság hatalmas bónusz a munkavállalók számára, ezért tegye a lehető legegyszerűbbé számukra, hogy magukra vállalják a felelősséget, és szükség esetén találjanak helyettesítőt.

Egy készenléti listát is bevezethet, amely tartalmazza azoknak az embereknek a listáját, akik úgy döntöttek, hogy plusz órákat vesznek fel.

Figyeljen arra, hogy a szoftver köré írjon kikötéseket a nem hívás, nem megjelenés szabályzatában. Például, ha a munkavállalók maguk keresnek helyettesítést, kérheti, hogy ezeket a kérelmeket jóváhagyásra küldjék el a vezetőknek.

Tanítsa meg az új alkalmazottaknak a szabályokat

Nagyon fontos, hogy az új alkalmazottakat azonnal tájékoztassa a munkahelyi jelenléti és hiányzási szabályzatáról.

Munkáltatóként érdemes minden új alkalmazottal eligazítást vagy kezdeti megbeszélést tartani. Az újonnan érkezők például egy-két órát tölthetnek a felvételi vezetővel a dokumentáció és a munkával kapcsolatos irányelvek áttekintésével – beleértve a távolmaradásokat is.

Ez a kezdeti megbeszélés során Önnek:

• Tájékoztatnia kell a munkavállalókat a betegállományba jelentkezés vagy a szabadnapok igénybevételének lehetőségeiről.
• Mutassa meg nekik, mennyire fontos, hogy minden beosztott dolgozó időben munkába álljon, hogy kiszolgálja az ügyfeleket vagy fenntartsa a termelékenységet.
• Tárgyalja meg az esetlegesen megbetegedett dolgozó helyettesítésének lépéseit.

Azzal, hogy ilyen tájékoztatást ad, az új alkalmazottak nem csak a szabályokat ismerik majd, de megértik a mögöttük álló indoklást is. Ezáltal talán jobban tisztelni fogják a szabályzatot.

Kommunikáljon az alkalmazottaival

A munkáltatók és a vállalkozások tulajdonosai számára egy utolsó szempont, hogy megvizsgálják, miért történik mindez.

Azzal, hogy beszél az alkalmazottaival az ilyen hiányzások okairól, segíthet megelőzni őket a jövőben.

A meg nem jelenések néhány gyakori oka lehet:

• A rendelkezésre állással kapcsolatos rossz kommunikáció
• A szabályok megértésének hiánya
• A szabályok következetlen betartatása
• Problémák az időbeosztással
• At-Otthoni aggályok
• A vezetéssel és a munkavállalókkal kapcsolatos aggályok
• A vállalat nem használ időbeosztó szoftvert

A No-Call bevezetésének előnyei, No-Show Policy

A távollétekre vonatkozó hatékony stratégia kialakítása és végrehajtása időt vesz igénybe, de megéri. Íme néhány előny, amit valószínűleg tapasztalni fog a kevesebb nem hívás, nem megjelenés esetén:

• Növekvő termelékenység és morál a munkatársaknál
• Kisebb pénzkidobás túlórákra & fizetett dolgozók, akiket a távolmaradásért fizetnek
• Javuló kommunikáció a vezetők és a csapattagok között

Természetesen az alkalmazottak időről időre megbetegszenek, vészhelyzetbe kerülnek, vagy szabadnapokra van szükségük. Ez várható. Ami nem elfogadható, az az, ha egy alkalmazott nem jelenik meg. Reméljük, hogy ezek a tippek segítenek Önnek és csapatának hatékonyan kezelni a helyzetet, és megelőzni a jövőbeni problémákat.