A jogi fogalmazás folyamata nem “egyforma”, és “az embereknek meg kell találniuk a számukra legmegfelelőbbet” – mondta David Howard Spratt, az American University Washington College of Law jogi retorika professzora a nemrég megrendezett “Landslide Webinar Series: Take Your Legal Writing from Good to Great-Drafting Tips from the Profik” című sorozatban. A webináriumot az ABA szellemi tulajdonjogi szekciója és az ABACLE szponzorálta.

A személyes stílustól függetlenül minden író azt szeretné, hogy hitelesnek tartsák. Ehhez “a nyelvtannak és a lektorálásnak is meg kell lennie, mert ezek azok a dolgok, amelyek benyomást tesznek az olvasóra” – hangsúlyozta Spratt.

Spratt és vitatársai a következő alapkövetelményeket osztották meg:

Tervezés: Gondoljon arra, hogy kinek írja a dokumentumot, az alábbi kérdések feltevésével: “Ki az olvasóm?” “Milyen kapcsolatban áll velem az olvasóm?” és “Miért írom ezt? Tájékoztatni, meggyőzni vagy valamilyen más célt elérni?”

Spratt azt ajánlja, hogy csak annyit adjon meg az olvasónak, amennyit tudnia kell. “Néha írunk és felhánytorgatunk mindent, amit egy témáról tudunk

1. Ellenőrizze az igeidőt. Az egyes számú alanyhoz egyes számú igének, a többes számú alanyhoz pedig többes számú igének kell tartoznia.”
2. Figyelj a szóelhelyezésre. “Az igének az alany után kell állnia, és a lehető legközelebb kell lennie az alanyhoz” – mondta Spratt.
3. Maradj aktív. Az aktív hangon való írás világosabb, tömörebb és könnyebben érthető az olvasó számára. A passzív hangon való írás miatt az olvasó “küzd, hogy rájöjjön, mit akarsz mondani” – mondta.
4. Az elhelyezés számít. “A módosító szavakat a lehető legközelebb tegye a módosítandó szavakhoz” – mondta Spratt. Julie Schrager, a chicagói Schiff Hardin LLP jogi írástanára elmondta, hogy gyakran kérdezik tőle, hogy hol kell elhelyezni a “csak” szót egy mondatban. Ennek is a lehető legközelebb kell állnia az általa módosított szó vagy kifejezés előtt. “Az én trükköm az, hogy a csak-t általában olyan messzire toljuk hátra a mondatban, amennyire csak lehet, amíg nincs értelme” – mondta.
5. Használjuk az oxfordi vesszőt. “Az emberek állandóan küzdenek ezzel, mert néha a korábbi szakmákban vagy a nem jogi írásokban – én ezt “illegális írásnak” hívom – nem használjuk az oxfordi vesszőt, de az ügyvédek szeretnek elemekben beszélni, és az írásjelek nagyon fontosak” – mondta Spratt.
6. Használjuk helyesen a vesszőkötéseket. Spratt ezeket “nagyon divatosnak, de nagyon helytelennek” nevezte, és hozzátette: “az emberek ok nélkül vesszővel választják szét a mondatokat”. A vesszőkötés néhány alternatívája a pontosvessző, az “és” szó hozzáadása vagy két külön mondat alkotása.
7. Kerüld a kétértelműséget. Kerülje az olyan szavakat, mint az “ez”, “ez”, “az”, “az”, “ilyen” és “amely”, hogy tágan utaljon egy előző mondatban szereplő gondolatra, mert ez zavart okozhat.
8. Törekedjen az egyértelműségre. Kerülje a kettős tagadást: ha nincs oka a használatára, ne használja. Az olyan szavak, mint a “nem jelentéktelen” és a “nem szokatlan” általában összezavarják az olvasót, és lelassítják. Ráadásul egy szó gyakran könnyedén helyettesíthet több szót. Spratt használta a példákat: “annak fényében, hogy…” könnyen lehetne “mert” is. A “annak érdekében, hogy” helyett “hogy” és a “közelében” helyett “közel”. Az írásmód szigorításával értékes helyet szabadít fel a tartalom számára. “Ezek a többszavas mondatok nem tesznek mást, mint elhomályosítják az írásodat” – mondta.”
9. Használj segítséget a hibák kiszűréséhez. Schrager a naturalreaders.com weboldalt használja, amely hangosan felolvassa, amit bemásolsz és beillesztesz. “Könnyebb észrevenni a hibákat, ha valaki más olvassa” – mondta.
10. Emulálja Warren Buffettet. Schrager megosztotta Warren Buffett idézeteit, akit gyakran idéznek a befektetői levelekben a magas színvonalú írása miatt. Az átlagos mondathossza 13,5 szó, az egy szóra jutó levélhossza pedig átlagosan 4,9 körül van, amit az ügyvédeknek nehéz elérni, mondta. Spratt azt ajánlotta, hogy az ügyvédek “a nagy szavak helyett azzal nyűgözzék le az ügyfeleket, hogy képesek kedvező eredményt elérni.”

A szintén a Schiff Hardintól érkező Kevin Nelson szintén dicsérte Buffett írásait. “A befektetői portfólióanyagok a legszárazabb anyagok közé tartoznak, amiket általában látni fogsz. Tehát az a tény, hogy érdekessé és a közönség számára átélhetővé teszi őket, sokat elmond arról, hogy mi jogi íróként mire vagyunk képesek” – mondta. Schrager szerint “ha egy szót Dickens vagy Shakespeare is használt volna, akkor nem szabad használni”. Minél bonyolultabb egy gondolat vagy fogalom, annál rövidebbnek kell lennie a mondatnak.

“Az egyetlen módja a jogi írás vagy bármilyen írás javításának, ha folyamatosan csináljuk” – mondta.

A szakértők digitális forrásokat ajánlottak az íráshoz:

A Wordrake.com hasznos tippeket kínál az érthetőséghez és a pontossághoz

A briefcatch.com jogi szerkesztőeszköz, amely segít az írás szigorításában

Naturalreaders.com segít észrevenni a hiányzó szavakat, elgépeléseket, interpunkciós hibákat

PurdueOWL, egy online írólaboratórium írásgyakorlatokkal

Grammar Girl válaszol nyelvtani kérdésekre.

És két könyv:

“Aspen Handbook for Legal Writers, 3rd edition”, By Deborah E. Bouchoux.

“Plain English for Lawyers”, by Richard Wydick.