A szerződéstárgyalás a szerződő felek közötti megbeszélés folyamata a szerződés feltételeinek véglegesítése érdekében. Az építési szerződések felei lehetnek az ügyfelek, a tanácsadók, a vállalkozók, az alvállalkozók és a beszállítók, és gyakran eltérő, olykor ellentétes érdekeik vannak a szerződés formáját és tartalmát illetően. A szerződéstárgyalások általában mindkét fél részéről bizonyos fokú kompromisszumot igényelnek a minden fél számára elfogadható végleges szerződés elérése érdekében.

Az építési szerződések általában meghatározzák a költségeket, a felek kötelezettségeit és a munkálatok programját. Mivel a szerződések jogilag kötelező érvényű megállapodások, amelyek feltételei az egyik fél általi be nem tartás esetén érvényesíthetők, fontos, hogy a tárgyalások alaposak és részletesek legyenek

A projektek a szerződésben foglalt feltételek közvetlen eredményeként lehetnek sikeresek vagy sikertelenek. A hatékony tárgyalás segíthet megvédeni az időigényes és költséges követelések és vitarendezési eljárások ellen.

A szerződés néhány olyan eleme, amely tárgyalást igényelhet:

• A szerződéses összeg.
• A kezdési és befejezési időpontok.
• Az építési program módosításának rugalmassága.
• Lehetőség határidő-hosszabbítás vagy kártérítés igénylésére.
• A kifizetések időkerete.
• Biztosítási követelmények, garanciák és kötelezvények.
• A munkaterület és a feladatok köre.
• A kifizetések és eltérések értékelése.
• Vizsgálatok és ellenőrzések.
• Alvállalkozók vagy alvállalkozók igénybevétele.
• Tanácsadók vagy tanácsadók cseréje.

A felkészülés a tárgyalások elengedhetetlen része. Alapvető fontosságú, hogy a megfelelő személyek vegyenek részt a tárgyaláson, és hogy teljes felhatalmazással rendelkezzenek a megállapodás eléréséhez, ellenkező esetben szükség lehet a folyamatos elnapolásra és újbóli összehívásra, miközben a jóváhagyást kérik. Ha a tárgyaló felek valaki más nevében járnak el, tisztában kell lenniük azzal, hogy milyen határokat szabnak a hatáskörüknek.

Az építési szerződések esetében jellemzően a szerződéskezelő koordinálja a tárgyalásokat az előnyben részesített ajánlattevő(k)vel. A tárgyalásokat a különböző szakaszokban vezetheti a költségtanácsadó, a szerződéskezelő, a vezető tervező, az építész vagy az ügyfél képviselője, például a projektmenedzser.

A hatékony szerződéstárgyalás módszerei közé tartozhat:

• Az érvényes szerződés szükséges elemeinek megértése.
• Az elérendő célok megértése.
• A szerződésbe foglalandó összes tárgyalható feltétel elemzése.
• A tárgyalási álláspontot alátámasztó dokumentáció összegyűjtése. Ez magában foglalja más ajánlattevők ajánlattételi beadványait, amelyek összehasonlítási alapként szolgálhatnak.
• Ellenőrző lista készítése a tárgyalások során tárgyalandó kérdésekről.
• Határidő meghatározása a megállapodás eléréséhez.
• Annak meghatározása, hogy hol van lehetőség a rugalmasságra vagy kompromisszumra mindkét fél részéről.
• Annak meghatározása, hogy milyen lehet egy kölcsönösen kielégítő szerződés.
• A nyelvezet és a megközelítés kiigazítása a másik fél nyelvezetének és megközelítésének tükrében a bizalomépítés érdekében – ez az úgynevezett “kiegyenlítés” technikája.
• Ellenajánlat készítése a szerződéstervezetre.
• Annak a határpontnak az ismerete, amelynél a legjobb, ha a tárgyalástól elállunk.
• Egy alternatív vállalkozó rendelkezésre állása arra az esetre, ha a tárgyalások kudarcot vallanak. Ez is nyomást gyakorolhat a vállalkozóra a megállapodás elérése érdekében.

A létrejött megállapodásokról készült jegyzőkönyvet gondosan meg kell fogalmazni, és mindkét félnek alá kell írnia, mivel az a szerződéses dokumentumok részét képezi majd.

A tárgyalást követően jellemzően a szerződéskezelő koordinálja az ajánlattételi jegyzőkönyv elkészítését. Az ügyfél megvizsgálja az ajánlattételi jelentést; és szükség esetén utasítást ad az ajánlattételi dokumentáció módosítására (például ha a javasolt ár túl magas). Ha utasítást kap, a szerződéskezelő koordinálja az ajánlattételi dokumentáció módosítását, és az előnyben részesített ajánlattevő(k)től módosított ajánlatot kér.

Az ügyes tárgyalónak számos olyan tulajdonságot tartanak fontosnak, amellyel rendelkeznie kell. Ezek közé tartozhat:

• Jó memóriával rendelkezik.
• Meggyőző és gyors észjárású.
• Képes “kiegyenlíteni” és elnyerni a másik fél bizalmát.
• Jól kezeli a stresszt.
• Hatékony az információk előkészítésében.
• Képes hatékonyan hallgatni.
• Jó intuíció abban a tekintetben, hogy képes felmérni a másik fél megközelítését és véleményét.
• Hajlandó engedni vagy rugalmasnak lenni, ha szükséges.

Kapcsolódó cikkek a Designing Buildings Wiki oldalon

• Alternatív vitarendezés.
• Megállapodásos cikkek.
• Egyedi építési szerződés.
• Szerződésszegés.
• Építési szerződés.
• Szerződéskötés.
• Szerződési feltételek.
• Szerződéses dokumentumok.
• Szerződés teljesítése.
• Szerződési stratégia.
• Szerződés kontra szerződésszegés.
• Pecsétes szerződések kontra kézzel kötött szerződések.
• A szerződés lényege.
• Az ajánlat formája.
• Kulcsdátumok.
• Tárgyalásos szerződés.
• Tárgyalási technikák.
• Szerződéskötést megelőző menedzsment.
• Szerződéskötést megelőző megbeszélés.
• Alvállalkozói szerződés.
• Pályázat értékelése.
• Pályázati tárgyalások.
• A lehetséges megállapodás zónája.