(Nota: Este post foi originalmente publicado em setembro de 2018 e foi atualizado para refletir as melhores práticas atuais de fornecimento da Microsoft.)

O programa EA da Microsoft EA foi projetado para empresas que estão assumindo grandes compromissos com os produtos Microsoft. Existem três tipos de produtos que se podem adquirir ao abrigo do Enterprise Agreement: Produtos Empresariais, Produtos Adicionais e Serviços Online.

O “Produto Empresarial” é o que faz um Acordo Empresarial, bem, “empresarial”. Existem vários produtos que são classificados como de nível empresarial – Office Professional, o sistema operacional Windows, a licença Core ou Enterprise Client Access License, e algumas assinaturas do Office 365. Um cliente deve optar pela compra de um produto “empresarial” para todos os seus Usuários Qualificados ou Dispositivos Qualificados. Você não poderia dizer, por exemplo, que temos 10.000 dispositivos, mas vamos assinar um EA para 5.000 dispositivos. O “Produto Adicional” cobre a maioria dos outros produtos – Visio, Project, Windows Server, Exchange Server, etc. – e estes produtos podem ser adquiridos à la carte.

Receberá direitos de utilização perpétua para os Produtos Empresariais e Adicionais aquando da celebração do Contrato Empresarial. Os Serviços Online, contudo, são aqueles produtos para os quais receberá direitos de utilização temporária apenas durante o período de vigência do contrato. Nunca receberá licenças perpétuas para um produto dos Serviços Online. A Microsoft está, naturalmente, a mudar para um modelo de subscrição de muitos dos seus produtos, especialmente dos produtos Microsoft 365.

Um dos benefícios do programa EA é que só é necessário contar as licenças perpétuas implantadas uma vez por ano. Dito de outra forma, uma vez que você tenha adicionado uma licença perpétua ao contrato, você está autorizado a implantar tantas instâncias quantas desejar ao longo do ano. No entanto, é necessário contar o número de licenças incrementais implementadas e enviar o pagamento à Microsoft no final do ano. Os produtos dos Serviços Online são normalmente licenciados mensalmente, no entanto, a Microsoft permite-lhe colocar uma reserva (essencialmente colocar uma encomenda) no mês em que começa a utilizar os Serviços Online incrementais e adiar o pagamento no final do ano.

Então, como conta o número de instâncias de implementação dos produtos Microsoft? Alguns clientes utilizam sofisticados sistemas de gestão de activos que lhes permitem digitalizar o seu ambiente e criar relatórios de implementação em tempo real. Outros mantêm registros cuidadosos de implementações incrementais ao longo do ano. Quanto maior a organização, mais complexo é o processo. No final do ano, porém, é necessário enviar um relatório true-up à Microsoft e pagar por qualquer uso incremental.

Adicionar novos produtos ao seu Microsoft EA

Os clientes que executam o Microsoft EA devem estar cientes de que o contrato tem processos estritamente definidos para adicionar novos produtos ao contrato. Você pode “adicionar produtos” para produtos não encomendados anteriormente, ou pode adicionar uso incremental para produtos encomendados anteriormente através do processo anual “true-up”:

f. Adicionar produtos.

(i) Adicionar novos produtos não encomendados anteriormente. Novos Produtos Empresariais ou Serviços Online Empresariais podem ser adicionados a qualquer altura, contactando um Gestor de Conta Microsoft ou um Consultor de Software. Novos Produtos Adicionais, que não sejam Serviços Online, podem ser usados se um pedido for feito no mês em que o Produto é usado pela primeira vez. Para Produtos Adicionais que são Serviços Online, é necessário um pedido inicial para o Serviço Online antes da utilização.

(ii) Adicionar Licenças para Produtos encomendados anteriormente. Licenças adicionais para outros Produtos encomendados anteriormente que não os Serviços Online podem ser adicionadas a qualquer altura mas devem ser incluídas na próxima encomenda real. Licenças adicionais para Serviços Online devem ser encomendadas antes da utilização, a menos que os Serviços Online sejam (1) identificados como elegíveis para true-up nos Termos do Produto ou (2) incluídos como parte de outras Licenças.

g. Requisitos do True-up. O Afiliado inscrito deve submeter um pedido true-up anual que contabilize qualquer mudança desde o pedido inicial ou último pedido. Se não houver alterações, então uma declaração de atualização deve ser enviada ao invés de um pedido true-up.

(i) Produtos Empresariais. Para Produtos Empresariais, os Afiliados Inscritos devem determinar o número de Dispositivos Qualificados e Utilizadores Qualificados (se encomendar Licenças baseadas no utilizador) no momento em que o pedido true-up é efectuado e devem encomendar Licenças adicionais para todos os Dispositivos Qualificados e Utilizadores Qualificados que ainda não estejam cobertos pelas Licenças existentes, incluindo quaisquer Serviços Empresariais Online.

(ii) Produtos Adicionais. Para Produtos Adicionais que tenham sido previamente encomendados ao abrigo desta Inscrição, o Afiliado Inscrito deve determinar o número máximo de Produtos Adicionais utilizados desde a última encomenda inicial, a última encomenda true-up ou a data de aniversário anterior e submeter uma encomenda true-up que contabilize qualquer aumento

(iii) Serviços Online. Para os Serviços Online identificados como elegíveis para true-up nos Termos do Produto, o Afiliado Inscrito pode reservar as Licenças adicionais antes de usar, e o pagamento pode ser adiado até a próxima encomenda true-up. A Microsoft irá fornecer um relatório de Licenças Reservadas em excesso das encomendas existentes ao Afiliado Registado e ao seu Consultor de Software. As Licenças Reservadas serão facturadas retroactivamente ao mês em que foram reservadas.

Esta é uma área de licenciamento que a NPI frequentemente tem de ajudar os clientes a pensar.

Configurações Temporais para o Seu Próximo Microsoft EA True-up

Quando é que o true-up é devido à Microsoft? A última Inscrição Empresarial declara o seguinte:

(iv) Período da ordem True-up. A ordem true-up ou declaração de atualização deve ser recebida pela Microsoft entre 60 e 30 dias antes da data de aniversário de cada Inscrição. A ordem true-up ou declaração de atualização do terceiro ano deve ser recebida dentro de 30 dias antes da Data de Vencimento, e qualquer reserva de licença dentro desse período de 30 dias não será aceita. Afiliados Inscritos podem submeter pedidos true-up com mais frequência para contabilizar aumentos no uso do Produto, mas um pedido true-up anual ou declaração de atualização ainda deve ser submetido durante o período de pedido anual.

Isso parece claro, indicando que para os dois primeiros anos do seu acordo o true-up deve ser entregue pelo menos 30 dias antes do aniversário do acordo. O terceiro ano do true-up? Dentro de 30 dias antes da data de expiração. Note o uso da palavra “dentro de” 30 dias antes da data de expiração versus “até”. A Microsoft utiliza frequentemente (erroneamente) esta última interpretação e informará os clientes que esta declaração significa que o relatório deve ser entregue 30 dias antes da data de expiração do acordo. Embora seja razoável para a Microsoft compreender o crescimento do último ano para preparar uma Folha de Preços do Cliente para o contrato de renovação, a sua obrigação é simplesmente submeter antes do vencimento do contrato.

As Reservas Online são o método utilizado para adicionar utilizadores incrementais para produtos online, com o requisito de que as encomendas devem ser submetidas mensalmente (para activar utilizadores incrementais dentro do portal Microsoft). Usando este método, o pagamento é diferido até à data de aniversário do próximo acordo. Note que a Microsoft não permite que as reservas de licença sejam adicionadas no último mês do acordo. Embora a maioria dos clientes saiba de quantos usuários precisarão nesse último mês (e solicite uma nova reserva no penúltimo mês da inscrição), às vezes clientes muito grandes podem esperar negociações prolongadas que podem ultrapassar a data de expiração do acordo.

Se você acredita que isso pode acontecer com sua organização (não é muito incomum), será importante enviar uma reserva no penúltimo mês para cobrir sua taxa de execução para o último mês, e talvez o primeiro mês do acordo de renovação. É claro que você só pagará até o final do período de inscrição atual, mas você terá o benefício de poder adicionar esses usuários incrementais no último mês de inscrição para acompanhar o último mês, e – talvez – no primeiro mês do período de renovação enquanto você ainda estiver negociando seu contrato de renovação.

Remembrar: Os true-ups da Microsoft EA não devem ser conduzidos em piloto automático. Como qualquer compra ou renovação da Microsoft, há oportunidade de otimização.

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