Negociação de contrato é o processo de discussão entre as partes de um contrato para finalizar os termos do contrato. As partes dos contratos de construção, podem incluir clientes, consultores, empreiteiros, subcontratados e fornecedores, e muitas vezes terão interesses diferentes, e às vezes conflitantes, e na forma e conteúdo do contrato. A negociação do contrato geralmente envolverá algum grau de compromisso de ambas as partes para alcançar um contrato final que seja aceitável para todas as partes.

Contratos de construção geralmente especificarão o custo, as obrigações das partes e o programa para as obras. Como os contratos são acordos juridicamente vinculativos, cujos termos podem ser aplicados em caso de não cumprimento por uma das partes, é importante que as negociações sejam minuciosas e detalhadas

Projetos podem ter sucesso ou falhar como resultado direto dos termos e condições do contrato. A negociação eficaz pode ajudar a proteger contra reclamações demoradas e custosas e procedimentos de resolução de disputas.

Alguns dos elementos de um contrato que podem exigir negociação incluem:

• A soma do contrato.
• As datas de início e término.
• Flexibilidade para modificar o programa de construção.
• Capacidade de reivindicar extensões de tempo ou danos.
• O prazo para pagamentos.
• Requisitos de seguro, garantias e cauções.
• O âmbito dos trabalhos e deveres.
• Avaliação de pagamentos e variações.
• Testes e inspeções.
• O uso de subcontratados ou subconsultores.
• Novação de consultores ou consultores de mudança.

Preparação é uma parte vital da negociação. É crucial que as pessoas certas estejam participando da negociação e que tenham plena autoridade para chegar a um acordo, caso contrário pode ser necessário adiar e voltar a reunir-se continuamente enquanto se busca a aprovação. Quando as partes da negociação estão agindo em nome de outra pessoa, elas devem estar claras quanto ao limite de sua autoridade.

Tipicamente nos contratos de construção, o administrador do contrato coordena as negociações com o(s) proponente(s) preferido(s). As negociações podem ser conduzidas em diferentes fases pelo consultor de custos, administrador do contrato, designer principal, arquiteto ou por um representante do cliente, como um gerente de projeto.

Os métodos para a negociação efetiva do contrato podem incluir:

• Compreensão dos elementos necessários de um contrato válido.
• Entendendo os objetivos que precisam ser alcançados.
• Análise de todos os termos negociáveis a serem incluídos no contrato.
• Recoperação de documentação para suportar a posição de negociação. Isso inclui a apresentação de propostas de outros concorrentes que podem servir como base de comparação.
• Criar uma lista de verificação de itens a serem abordados durante as negociações.
• Definir um prazo para chegar a um acordo.
• Identificar onde pode haver alavancagem para flexibilidade ou compromisso de ambos os lados.
• Identificar o que poderia ser um contrato mutuamente satisfatório.
• Ajustando a linguagem e abordagem para espelhar a da outra parte num esforço de construir confiança – uma técnica conhecida como ‘nivelamento’.
• Preparando uma contra-oferta para um rascunho de contrato.
• Conhecendo o ponto de corte no qual é melhor afastar-se das negociações.
• Tendo um contratado alternativo disponível no caso das negociações falharem. Isso também pode pressionar o empreiteiro a chegar a um acordo.

O registro dos acordos alcançados precisa ser cuidadosamente redigido e assinado por ambas as partes, pois fará parte dos documentos contratuais.

Tipicamente, após a negociação, o administrador do contrato coordenará a preparação de um relatório de licitação. O cliente considera o relatório da proposta; e, se necessário, instrui mudanças nos documentos da proposta (por exemplo, se o preço proposto for muito alto). Se instruído, o administrador do contrato coordena ajustes nos documentos da licitação e solicita uma proposta revisada do(s) proponente(s) preferido(s).

Há muitos atributos que são considerados importantes para um negociador habilidoso possuir. Estes podem incluir:

• Ter uma boa memória.
• Ser persuasivo e rápido.
• Capaz de ‘nivelar’ e ganhar a confiança da outra parte.
• Bom a lidar com o stress.
• Eficiente a preparar informação.
• A capacidade de ouvir eficazmente.
• Boa intuição em termos de ser capaz de avaliar a abordagem e opinião da outra parte.
• Disponibilidade para conceder ou ser flexível se necessário.

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