Nota importante

Você provavelmente está se perguntando quem somos nós. Tallyfy é um produto que simplifica e automatiza os seus processos de negócio. É o segredo para executar operações sem problemas. Em vez de criar diagramas de processos (para os quais ninguém olha), documentação (que você só pode ler e nunca agir), e-mails, chats e caos – você pode criar e executar qualquer processo na sua empresa em segundos.

Se contentar com ferramentas básicas e baratas de gerenciamento de projetos ou tarefas é o maior erro que você pode cometer. Você recebe pelo que paga. Se você tentar economizar um centavo – você vai perder um dólar. Perder tempo (a $40/hora) é muito mais caro do que o custo do software. Há uma enorme diferença entre a gestão de processos e a gestão de projectos ou tarefas. Os processos aliviam o stress, tornam as coisas previsíveis – e ajudam-no a crescer e a tornar-se eficiente. Projetos e tarefas são apenas ad-hoc, um caos imprevisível.

É importante entender esse contexto antes de continuar a ler. Pessoas bem sucedidas são inteligentes o suficiente para mudar fundamentalmente a forma como trabalham “agora mesmo” e surpreender a si próprias e a todos com novas ideias. Você pode parar de travar batalhas de subida todos os dias imediatamente – e conduzir mais sucesso pessoal na sua carreira, introduzindo a forma moderna de criar, acompanhar e até mesmo desfrutar de tarefas com os seus colegas de trabalho.

Anyway … desculpe a interrupção! Vamos retomar o resto do artigo.

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Documentar seus processos usando fluxogramas pode parecer bonito e agradável – mas você não pode executá-los. Pior ainda – ninguém olha para fluxogramas.

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1. Estabelecer objetivos

O primeiro passo no processo de gerenciamento por exceção é estabelecer metas realistas para usar como referência. As áreas chave poderiam incluir vendas, produção e despesas. Infelizmente, você não pode simplesmente dizer “Eu quero vender um milhão de dólares de produto este mês”, se você administra um pequeno negócio, o objetivo pode ser inalcançável. Se o negócio é grande, você pode estar subestimando seu potencial.

As empresas geralmente olham para os registros para determinar as normas corretas. Se você quer construir uma pequena porcentagem de crescimento, vá em frente, mas seja realista. Os orçamentos apresentam um ótimo ponto de partida. Afinal, se você estabeleceu limites de custos e metas de faturamento e lucros, você pode usá-los para monitorar o progresso.

Mas você não quer reagir muito tarde. Mesmo um mês de desvios pode lhe custar caro se você só pegar o desvio no final do mês. Considere dividir as metas e o monitoramento em pedaços menores que permitirão à gerência ser responsiva.

Agora que você tenha metas, você pode definir o que constitui um desvio. Por exemplo, zero ponto – um por cento a mais ou a menos do que o seu alvo não deve ser um golpe de comboio, então o que constitui um desvio que exige uma acção de gestão?

Em negócios complexos, gráficos de controle estatístico são elaborados para determinar o efeito dos desvios, mas se o seu negócio é relativamente simples, o senso comum e um pouco de crunching de números deve dar-lhe as respostas.

1. Assessing Performance

Antes de poder avaliar o desempenho, você precisa de registros de desempenho precisos e em tempo real. Que dados você irá coletar? Como você irá coletá-los? Com que frequência você os avaliará? As duas primeiras perguntas dependem de você e do seu negócio, mas a última tem uma resposta geral: quanto mais frequentemente você puder avaliar os dados de desempenho, mais rápido você vai pegar os desvios, investigá-los e tratá-los.

Desde a coleta manual de uma grande quantidade de dados pode levar ainda mais tempo do que a gestão por exceção é destinada a salvar, a manutenção e análise automatizada de registros é melhor. Assim, software que monitora, relata e analisa fluxos de trabalho e software de contabilidade que produz análise financeira seriam exemplos de software que você achará útil.

1. Analisando seus desvios

Você raramente obterá resultados que correspondam aos seus objetivos até o último detalhe. No entanto, não faz sentido investigar desvios insignificantes, por isso a análise é baseada na significância. Ao analisar seus relatórios, você chegará a uma de duas conclusões:

• Não houve desvio significativo. Nesse caso, não há necessidade de mais ações.
• Um ou mais desvios são significativos. Se você chegar a esta conclusão, é hora de tomar medidas. Se os dados forem analisados por um funcionário ou um gerente júnior, eles devem saber quem tomará a ação necessária e o que relatar aos seus superiores.

Se você estiver lidando com um desvio, o primeiro passo é ver porque ele aconteceu. Pode ser simplesmente um erro nos dados. Alternativamente, pode haver uma razão muito boa para o desvio. Por exemplo, se você estiver vendendo sorvete, um dia frio fará com que suas vendas despenquem. Os desvios também podem ser uma coisa boa. Talvez o seu pessoal esteja tentando um processo mais eficiente, ou houve uma economia significativa em um custo esperado.

1. Resolvendo Exceções

Agora você sabe quais critérios de desempenho não foram cumpridos ou foram excedidos e porque isso aconteceu, cabe a você, como gerente, decidir que ação corretiva tomar. Além disso, você precisa decidir se é provável que a exceção ocorra novamente e se ela terá impacto sobre outros objetivos. A natureza mutável do ambiente de negócios, tanto interno quanto externo, significa que você precisará continuar revisando e revisando seus benchmarks.

Dizemos que as despesas de negócios aumentaram em 3%. Precisa de rever os seus objectivos de vendas? Seria realista fazê-lo? Existem áreas em que poderia estar a poupar custos para mitigar os efeitos do aumento dos preços? Como essas mudanças afetarão seus benchmarks?

Vantagens da gestão por exceção

Melhor uso do tempo de gestão: A vantagem mais óbvia da gestão por excepção é a forma como impacta na forma como os gestores utilizam o seu tempo. Por que monitorar, analisar e microgerenciar coisas que estão indo bem? Quando as coisas estão a correr bem, os colaboradores podem tomar as suas próprias decisões, deixando os gestores livres para se concentrarem nas decisões relacionadas com as áreas problemáticas.

Resposta rápida: Se os seus sistemas de monitorização são reactivos e actualizados, a gestão por excepção detecta quaisquer problemas em tempo útil. Se os sistemas automatizados o alertam imediatamente para problemas, tanto melhor. Não há tempo para que o desvio tenha um efeito composto.

Motiva o pessoal a executar: A maioria das pessoas gosta de poder continuar com o seu trabalho com o mínimo de intervenção de gestão. Permite-lhes tomar decisões, experimentar coisas novas que produzem melhores resultados e ajuda-os a “possuir” as suas áreas de tarefas.

Desvantagens da Gestão por Excepção

É apenas tão bom como o sistema: Todos os quatro passos do sistema devem ser cuidadosamente tratados. Por exemplo, se você decidir que um desvio de 6% é significativo, mas na realidade, um desvio de 4% terá consequências graves, você perderá sua chance de intervir antes que o dano seja feito.

Needs acompanhamento detalhado: Sem sistemas de monitorização automatizados, vai haver muita recolha manual de dados e relatórios. Isso custa tempo, e tempo custa dinheiro.

Gerentes devem ser os solucionadores de problemas antes de tudo: As capacidades de resolução de problemas são essenciais para uma boa gestão, mas às vezes, o gestor pode não ter todas as respostas. O pessoal da Frontline pode já saber o que fazer, mas como devem consultar os seus gestores sobre desvios, a gestão por excepção pode até atrasar a resolução de problemas.

É reactiva: Se você adotar a gestão por exceção em sua forma mais pura, você só está reagindo a problemas. E que tal trabalhar pro-activamente para evitar que eles ocorram em primeiro lugar?

Tallyfy and Management by Exception

Quando se trata de gerir e monitorizar os fluxos de trabalho, Tallyfy é a derradeira ferramenta para as empresas. Não se trata apenas de alocar trabalho e passá-lo de mão em mão até que esteja terminado. Você pode usá-lo para verificar o desempenho em tempo real, e as características analíticas permitem-lhe procurar a fonte de exceções que você pode ver.

Gestão por exceções significa que o seu pessoal tem que ser extremamente organizado e as tarefas têm que ser abordadas sistematicamente. Mas mesmo que você não esteja visando a MBE em sua forma mais pura, ser sistemático e organizado é uma ótima maneira de melhorar a eficiência. E como os desvios são fáceis de detectar, também fornece uma excelente plataforma para experimentar novos sistemas que podem ter implicações de longo alcance para a produtividade geral do seu negócio.

Em breve, você estará definindo novos benchmarks baseados no seu desempenho melhorado, então por que não agendar um chat ou inscrever-se para o seu teste gratuito hoje?