Desde que os gerentes de produto preencham o espaço em branco entre departamentos e tenham tantas tarefas para fazer malabarismos, estamos constantemente a mudar entre diferentes contextos.
Por exemplo, num momento estaremos a escrever uma agenda de reuniões, e no minuto seguinte seremos deixados numa sala de guerra de resolução urgente de bugs.
A mudança de contexto normalmente causa grandes perdas. Vou apresentar algumas pesquisas abaixo que demonstram o alto impacto negativo da mudança de contexto.
Pode, ao mesmo tempo, os gerentes de produto não costumam ter o luxo de trabalhar com tempo ininterrupto, especificamente porque temos muitas responsabilidades e preencher o espaço em branco.
Por isso, vamos explorar a mudança de contexto em dois artigos.
Neste primeiro artigo, vou caminhar pelos custos da mudança de contexto, e vou compartilhar conselhos convencionais sobre como prevenir a mudança de contexto.
No nosso segundo artigo, vou fornecer as melhores práticas sobre como mudar de contexto de forma mais eficaz, no cenário altamente provável em que você é incapaz de evitar que isso aconteça.
Então vamos falar sobre por que a mudança de contexto é incrivelmente cara, e o que você pode fazer para evitá-la.
A pesquisa demonstrou que a mudança de contexto impõe grandes custos à produtividade e eficácia das pessoas.
Por exemplo, a Associação Americana de Psicologia compilou vários estudos sobre mudança de contexto. Um estudo demonstrou que os participantes perdem tempo para todas as tarefas ao alternar entre múltiplas tarefas, e que perderam mais tempo ao alternar entre tarefas complexas.
O blog Trello afirma que o custo da perda de produtividade devido à multitarefa é de US$450 bilhões. Esta perda econômica se deve ao fato de que leva em média 25 minutos para retomar uma tarefa após ser interrompida, e que o multitarefa reduz temporariamente o desempenho mental.
O blog Sprk’d tem este gráfico útil abaixo que demonstra que para cada projeto adicional realizado simultaneamente, as pessoas perdem proporções cada vez maiores de tempo produtivo.
Esta bela história em quadrinhos de Jason Heeris demonstra o que acontece quando você interrompe um programador – o que é facilmente aplicável ao que acontece quando você interrompe um gerente de produto também.
Com base em pesquisas, anedotas e experiências, é bastante claro que a mudança de contexto é altamente prejudicial à produtividade.
Então, vamos falar sobre o ideal – como você pode evitar que a mudança de contexto aconteça em primeiro lugar.
Como evitar a mudança de contexto
O conselho mais importante é que devemos projetar ativamente nossos dias para que tenhamos tempo ininterrupto para nos concentrarmos.
As pessoas mais produtivas não são as pessoas que têm a força de vontade de se forçar a se concentrar, mas sim aquelas que não estão sujeitas à mudança de contexto pelo seu ambiente.
Na superfície, este conselho pode parecer inoperante. Afinal, estamos cercados por distrações: temos que prestar atenção aos e-mails, às nossas conversas de trabalho, aos nossos telefones e aos colegas que possam vir até nós.
Yet, estudo após estudo mostra que a produtividade e a realização vêm de evitar distrações e tentações.
Num popular post de blog de Benjamin Hardy, o autor afirma o seguinte: “o melhor uso de suas escolhas é projetar conscientemente ambientes que facilitem seus compromissos”
O blog de produtividade Trello fornece os seguintes conselhos: “se você se afasta constantemente do seu trabalho por mensagens de texto, desligue as notificações telefônicas enquanto faz um trabalho profundo; assim, você elimina todas as decisões desnecessárias que acompanham seu hábito de texto (como parar de trabalhar e olhar para o texto, responder ou continuar a conversa) e pode colocar essa energia para realmente fazer o trabalho.”
Passar a considerar como minimizar a mudança de contexto a nível de tarefa por tarefa, considere as seguintes táticas para minimizar a mudança de contexto em geral.
1) Consolide seus tempos de reunião recorrentes juntos, longe de seu tempo de trabalho profundo. Asana e outras empresas de tecnologia implementaram No Meeting Wednesdays, como uma função forçante para encorajar a todos a consolidar reuniões.
Acima de tudo, você será muito mais produtivo se você tiver um bloco sólido de 4 horas para trabalhar, ao invés de ter reuniões dispersas ao longo do dia, já que cada reunião força você a mudar de contexto.
2) Determine sua agenda de respostas. Você não precisa responder ao seu chat ou e-mails em tempo real.
Pense no verdadeiro impacto dos seus tempos de resposta – muito poucas iniciativas falharão só porque você levou 1 hora para responder ao invés de 1 minuto.
Este conselho pode parecer contraintuitivo. A maioria de nós secretamente gosta de responder a e-mails porque nos faz sentir produtivos.
No entanto, cada vez que você responde, você muda de contexto da sua tarefa ativa. As emoções podem ser enganosas – você pode se sentir produtivo, mas pode não ser realmente produtivo!
Ponha horários na sua agenda para responder explicitamente a e-mails e bater papo, depois desligue seu telefone e feche seus aplicativos de e-mail e bate-papo até que seja hora de responder.
Eu posso dizer honestamente que a primeira vez que tentei fazer isso, eu tinha muita ansiedade. E se eu perder algo importante?
Mas, depois de me ater a horários de resposta explícitos durante cerca de um mês, descobri que a minha ansiedade foi substituída por uma profunda satisfação. É assustador, mas vale a pena.
Plus, se algo realmente é incrivelmente urgente e acontece de você sentir falta disso, alguém vai encontrá-lo pessoalmente!
3) Horário de expediente. Forneça aos seus colegas regras claras de compromisso, e exemplos do tipo de perguntas a fazer durante o horário de expediente.
Este conselho é especialmente relevante para gestores de produto que trabalham em produtos altamente visíveis, ou produtos com alta adoção.
Ao criar um tempo definido para os colegas se aproximarem de você com perguntas, você reduz a probabilidade de alguém se aproximar enquanto você está no meio de algo mais.
A maioria das pessoas exerce o bom senso quando se aproxima de você. A menos que seja urgente, as partes interessadas informadas geralmente irão manter suas perguntas até seu tempo de discussão recorrente.
4) Bloqueie os horários para foco profundo.
Esta tática é especialmente relevante para situações de alta alavancagem, como determinar a estratégia do produto para o resto do ano.
Marque uma reunião consigo mesmo no seu calendário, e reserve uma sala para este tempo. Ao olhar através dos calendários, vi estas “reuniões de foco” variarem entre 2 horas e 4 horas, dependendo da magnitude da tarefa que tem pela frente.
Informe seus colegas e colegas de equipe que você não deve ser incomodado durante este período crítico de tempo, e compartilhe com eles porque você precisa se concentrar.
Reagrupar ou recusar qualquer reunião que entre em conflito com a sua reunião de foco.
Ao fazê-lo, você garante que será capaz de lidar com o que é verdadeiramente importante, em vez de lidar com trabalho urgente mas não crítico.
5) Priorize implacavelmente e recuse compromissos de baixa prioridade.
Não participe de reuniões se as agendas não forem claras. Não preencha o espaço em branco se não mover a agulha. Diga não às coisas que não importam.
Uma maneira de priorizar é usando a caixa Eisenhower, que classifica as tarefas por importância e urgência, depois recomenda ações baseadas nessas classificações.
Remmbrar – parte da gestão de produtos é decidir “quais decisões são realmente as mais importantes”. A priorização é a chave para a obtenção de impacto! Quanto menos compromissos abertos você tiver, menor a probabilidade de você precisar mudar de contexto.
Sumário
A mudança de contexto é altamente cara – reduz a produtividade e a eficácia. Este fato soa especialmente verdadeiro para os gerentes de produto, pois só podemos tomar a melhor decisão se entendermos profundamente o contexto por trás da decisão.
Uma das melhores maneiras de lidar com a mudança de contexto é projetar sua agenda para que você evite a mudança de contexto.
Para fazer isso, tente as seguintes táticas: consolidar seus horários de reunião, determinar sua agenda de respostas, programar horários de escritório, bloquear o tempo de foco e priorizar implacavelmente.
Obviamente, como os gestores de produto preenchem o espaço em branco, nem sempre temos a capacidade ou o luxo de redesenhar a nossa agenda para evitar completamente a mudança de contexto.
Por isso, no nosso próximo artigo, vamos discutir como optimizar a mudança de contexto.